Was ist "Makigami "?

Makigami (jap. für Papierrolle) ist eine Methode zur Visualisierung, Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen, insbesondere in administrativen und indirekten Bereichen. Bei der Makigami-Analyse wird der gesamte Ablauf eines Prozesses auf einer langen Papierbahn (typischerweise mehrere Meter Packpapier) in Form von farbcodierten Karten dargestellt. Jede Karte repräsentiert einen einzelnen Prozessschritt und enthält Informationen zu Tätigkeit, Bearbeitungszeit, Liegezeit, verwendeten IT-Systemen und beteiligten Personen. Makigami macht damit den unsichtbaren Informationsfluss sichtbar und deckt systematisch Verschwendung in Büro- und Verwaltungsprozessen auf. Die Methode ist ein zentrales Werkzeug der siebten Säule von TPM, Lean Office, und wird auch im Kontext von Lean Management und Lean Production eingesetzt.

Herkunft und Bedeutung des Begriffs

Der Begriff Makigami setzt sich aus den japanischen Wörtern „maki“ (Rolle) und „kami“ (Papier) zusammen und bezeichnet wörtlich eine Papierrolle. Der Name verweist auf die charakteristische Arbeitsweise der Methode: Der analysierte Prozess wird auf einer langen, ausgerollten Papierbahn dargestellt, die sich über mehrere Meter erstrecken kann. Diese physische Darstellung ist bewusst gewählt, da sie die Komplexität und Länge von Prozessen eindrucksvoll sichtbar macht und alle Beteiligten zwingt, den Prozess als Ganzes zu betrachten.

Die Methode wurde in Japan als Werkzeug zur Prozessanalyse entwickelt und durch das CETPM an der Hochschule Ansbach im deutschsprachigen Raum bekannt gemacht und weiterentwickelt. Im Lehrbüro am Campus Herrieden wird die Makigami-Methode praxisnah gelehrt und trainiert. Die Teilnehmer erleben dort die Analyse und Verbesserung realistischer Büroprozesse unter Einsatz der vollständigen Makigami-Systematik.

Abgrenzung zur Wertstromanalyse

Die Makigami-Analyse wird häufig mit der Yamazumi Diagramm (Value Stream Mapping) verglichen, unterscheidet sich aber in wesentlichen Punkten. Während die Wertstromanalyse primär für Produktionsprozesse mit physischem Materialfluss konzipiert ist, wurde die Makigami-Methode speziell für informationsintensive Prozesse in administrativen Bereichen entwickelt. Klevers ordnet Makigami als eine Variante des Prozessmappings ein, die besonders für Büroprozesse mit vielen Schnittstellen und Medienbrüchen geeignet ist.

Die Wertstromanalyse verwendet standardisierte Symbole und konzentriert sich auf den Material- und Informationsfluss in der Fertigung. Makigami hingegen arbeitet mit farbcodierten Karten und bildet den detaillierten Informationsfluss zwischen Personen, Abteilungen und IT-Systemen ab. Beide Methoden verfolgen das gleiche übergeordnete Ziel, Verschwendung sichtbar machen und Prozesse verbessern ,, sind aber auf unterschiedliche Prozesstypen optimiert.

Durchführung einer Makigami-Analyse

Die Makigami-Analyse folgt einem strukturierten Vorgehen, das die Beteiligung aller am Prozess beteiligten Personen voraussetzt. Die Analyse wird typischerweise als Workshop durchgeführt und erstreckt sich je nach Komplexität des Prozesses über einen bis drei Tage.

Vorbereitung

Vor dem Workshop wird der zu analysierende Prozess abgegrenzt: Wo beginnt der Prozess (Auslöser, Trigger), wo endet er (Ergebnis für den Kunden)? Alle am Prozess beteiligten Personen und Abteilungen werden identifiziert und zum Workshop eingeladen. Die Teilnehmer bringen ihre Erfahrungen und ihr Wissen über den Prozess ein, nur wer den Prozess täglich ausführt, kennt die tatsächlichen Abläufe, Umwege und Workarounds. Als Material werden eine lange Papierbahn, farbcodierte Karten oder Haftnotizen, Stifte und Zeitmessungsdaten benötigt.

Ist-Zustand erfassen

Im Workshop wird der aktuelle Prozessablauf Schritt für Schritt auf der Papierbahn dokumentiert. Jeder einzelne Prozessschritt wird auf eine Karte geschrieben und auf die Bahn geklebt. Die Karten werden nach Kategorien farbcodiert:

• Wertschöpfende Tätigkeiten: Aktivitäten, die direkt zum Ergebnis für den Kunden beitragen (typischerweise grün markiert).
• Nicht-wertschöpfende, aber notwendige Tätigkeiten: Schritte, die aus gesetzlichen, regulatorischen oder organisatorischen Gründen erforderlich sind, aber keinen direkten Kundennutzen erzeugen (typischerweise gelb markiert).
• Verschwendung: Tätigkeiten ohne jeglichen Wertbeitrag wie Wartezeiten, Doppelarbeiten, Rückfragen, unnötige Genehmigungsschleifen und Medienbrüche (typischerweise rot markiert).

Auf der Papierbahn werden horizontal die beteiligten Personen oder Abteilungen als Schwimmbahnen (Swimlanes) dargestellt. Der Prozessfluss wird chronologisch von links nach rechts dokumentiert. Zwischen den einzelnen Prozessschritten werden Liege- und Wartezeiten als separate Karten eingefügt. Zusätzlich werden Informationen zu den verwendeten IT-Systemen, Dokumentenarten und Kommunikationswegen erfasst.

Analyse und Bewertung

Nach der vollständigen Erfassung des Ist-Zustands werden die Verschwendungsanteile quantifiziert. Eine typische Erkenntnis bei Makigami-Analysen ist, dass nur ein Bruchteil der Gesamtdurchlaufzeit auf wertschöpfende Tätigkeiten entfällt, häufig weniger als fünf Prozent. Die Analyse zeigt auch die häufigsten Verschwendungsarten in administrativen Prozessen auf:

• Liegezeiten: Dokumente und Anfragen warten in Postfächern, Genehmigungsschleifen oder zwischen Abteilungsübergängen. Liegezeiten machen in vielen Büroprozessen mehr als 90 Prozent der Gesamtdurchlaufzeit aus.
• Medienbrüche: Informationen werden von einem System in ein anderes übertragen (z. B. von E-Mail in Excel, von Excel in SAP), wobei Fehlerquellen und Zeitverluste entstehen.
• Rückfragen und Klärungsschleifen: Unvollständige oder fehlerhafte Informationen erfordern Rückfragen, die den Prozessfluss unterbrechen und zu erneuten Wartezeiten führen.
• Doppelarbeit: Dieselbe Information wird an mehreren Stellen im Prozess erfasst, geprüft oder dokumentiert, ohne dass ein zusätzlicher Wert entsteht.
• Überflüssige Genehmigungen: Genehmigungsstufen, die historisch gewachsen sind und keinen inhaltlichen Mehrwert liefern, verlängern die Durchlaufzeit erheblich.

Soll-Zustand entwerfen

Auf Basis der Analyse wird ein verbesserter Soll-Prozess entworfen. Die identifizierten Verschwendungen werden systematisch eliminiert oder reduziert. Typische Verbesserungsmaßnahmen umfassen die Zusammenlegung von Prozessschritten, die Beseitigung von Medienbrüchen, die Reduzierung von Genehmigungsstufen, die Standardisierung von Informationsvorlagen und die Einführung von Pull-Mechanismen für die Informationsbereitstellung. Der Soll-Zustand wird ebenfalls auf einer Makigami-Bahn dargestellt, sodass Ist- und Soll-Zustand direkt verglichen werden können.

Verschwendungsarten in administrativen Prozessen

Die Makigami-Analyse macht die spezifischen Verschwendungsarten in Büro- und Verwaltungsprozessen systematisch sichtbar. Diese unterscheiden sich teilweise von den klassischen sieben Verschwendungsarten in der Produktion, da der „Materialfluss“ im Büro primär ein Informationsfluss ist. May und Schimek betonen, dass Verluste in indirekten Bereichen oft noch größer sind als in der Produktion, aber schwerer zu erkennen, da sie unsichtbar in IT-Systemen und zwischen Abteilungen entstehen.

Praxiserfahrung: Bei typischen Makigami-Analysen zeigt sich, dass administrative Prozesse einen Wertschöpfungsanteil von lediglich ein bis fünf Prozent der Gesamtdurchlaufzeit aufweisen. Der überwiegende Teil der Zeit entfällt auf Liegezeiten, Wartezeiten und Rückfragen. Diese Erkenntnis ist für die Teilnehmer oft überraschend und erzeugt eine starke Motivation zur Verbesserung.

Makigami in der Praxis

Die Makigami-Methode wird in einer Vielzahl von Prozessen erfolgreich eingesetzt. Typische Anwendungsbereiche sind Auftragsabwicklung, Reklamationsbearbeitung, Angebotserstellung, Personaleinstellung, Beschaffungsprozesse, Rechnungsstellung und Projektgenehmigung. Grundsätzlich eignet sich Makigami für jeden Prozess, der mehrere Personen, Abteilungen oder IT-Systeme umfasst und bei dem der Informationsfluss den Materialfluss überwiegt.

Im Lehrbüro des CETPM am Campus Herrieden erleben die Teilnehmer die Makigami-Methode in einer realitätsnahen Simulation. Dort werden Büroprozesse so nachgestellt, dass die Teilnehmer die gesamte Analyse, vom Ist-Zustand über die Verschwendungsidentifikation bis zum verbesserten Soll-Zustand, selbst durchführen. Diese praktische Erfahrung erleichtert die spätere Anwendung im eigenen Unternehmen erheblich (vgl. Roth 2019, S. 9–11).

Material und Hilfsmittel

Für eine Makigami-Analyse werden bewusst einfache, physische Materialien eingesetzt. Das CETPM bietet ein Makigami Starter-Kit und ein Makigami-Set an, die alle benötigten Materialien enthalten. Die wichtigsten Bestandteile sind:

• Packpapier-Rolle: Eine lange Papierbahn (typischerweise drei bis zehn Meter, je nach Prozesskomplexität) bildet die Grundlage der Darstellung.
• Farbcodierte Karten: Karten in verschiedenen Farben repräsentieren unterschiedliche Kategorien von Prozessschritten (wertschöpfend, notwendig, Verschwendung).
• Zeitleiste: Am oberen oder unteren Rand der Papierbahn wird eine Zeitleiste angebracht, die Bearbeitungszeiten und Liegezeiten dokumentiert.
• Symbole für IT-Systeme: Standardisierte Symbole kennzeichnen die verwendeten Software-Systeme und Medien an jedem Prozessschritt.

Die Nutzung physischer Materialien statt digitaler Tools ist ein bewusstes Gestaltungsprinzip der Makigami-Methode. Die haptische Arbeit mit Karten und Papierbahn fördert die aktive Beteiligung aller Workshopteilnehmer, macht die Prozesslänge physisch erfahrbar und verhindert, dass die Analyse zu abstrakt wird. Zudem ermöglicht das physische Format, dass die fertige Makigami-Bahn im Arbeitsbereich aufgehängt wird und als dient.

Makigami und die siebte Säule von TPM

Im Rahmen von Gemba (Total Productive Management) ist die Makigami-Analyse das Leitwerkzeug der siebten Säule, Lean Office. Diese Säule zielt darauf ab, die Prinzipien der Verlustreduzierung und kontinuierlichen Verbesserung auf alle indirekten Bereiche eines Unternehmens zu übertragen. Makigami macht die Verluste in Büroprozessen messbar und ermöglicht eine strukturierte Verbesserung analog zur Vorgehensweise in der Produktion.

Die siebte Säule folgt einem Stufenmodell, in dem Makigami als zentrale Analysemethode dient. In den ersten Stufen werden die administrativen Prozesse erfasst und visualisiert. In den mittleren Stufen werden Verschwendungen eliminiert und Standards definiert. In den höheren Stufen wird die kontinuierliche Verbesserung der indirekten Prozesse verstetigt und die Prozessleistung systematisch gemessen und gesteuert.

Erfolgsfaktoren und typische Herausforderungen

Der Erfolg einer Makigami-Analyse hängt wesentlich von der Beteiligung der richtigen Personen und der konsequenten Umsetzung der identifizierten Verbesserungen ab:

• Alle Beteiligten einbeziehen: An der Makigami-Analyse müssen die Personen teilnehmen, die den Prozess tatsächlich ausführen. Nur sie kennen die realen Abläufe, Workarounds und informellen Informationswege. Wird die Analyse nur von Führungskräften oder Prozessberatern durchgeführt, bleibt der tatsächliche Ist-Zustand verborgen.
• Offenheit und Vertrauen: Die Makigami-Analyse deckt Schwachstellen und Verschwendung auf. Die Beteiligten müssen sich sicher fühlen, offen über Probleme und ineffiziente Vorgehensweisen zu sprechen, ohne persönliche Konsequenzen befürchten zu müssen.
• Schnelle Umsetzung: Die Motivation der Beteiligten sinkt rapide, wenn nach der Analyse nichts passiert. Quick Wins, Verbesserungen, die sofort umgesetzt werden können, sollten innerhalb der ersten Tage nach dem Workshop realisiert werden.
• Management-Unterstützung: Für strukturelle Veränderungen wie die Zusammenlegung von Prozessschritten, die Änderung von IT-Systemen oder die Reduzierung von Genehmigungsstufen ist die Unterstützung des Managements unverzichtbar.

Eine typische Herausforderung bei der Makigami-Analyse ist die Neigung, den Prozess zu idealisieren statt den tatsächlichen Ist-Zustand abzubilden. Die Teilnehmer beschreiben oft den Prozess, wie er sein sollte, statt den Prozess, wie er tatsächlich abläuft. Der Moderator muss konsequent darauf achten, dass der reale Prozess mit allen Umwegen, Schleifen und Workarounds dokumentiert wird.

Digitale Makigami-Varianten

Mit der zunehmenden Verbreitung digitaler Kollaborationstools werden Makigami-Analysen gelegentlich auch mit digitalen Whiteboard-Lösungen wie Miro, Mural oder Microsoft Whiteboard durchgeführt. Diese digitalen Varianten ermöglichen die Zusammenarbeit über Standorte hinweg und erleichtern die Dokumentation und Archivierung der Ergebnisse. Allerdings geht mit der Digitalisierung ein Teil der physischen Erfahrbarkeit verloren, die ein wesentliches Wirkprinzip der Methode darstellt. In der Praxis empfiehlt es sich daher, die erste Analyse eines Prozesses physisch durchzuführen und digitale Varianten für die weitere Pflege und Dokumentation zu nutzen.

Quellenangaben

Roth, S. (2019): Das Unsichtbare verbessern, in: YOKOTEN 03/2019, S. 9–11.

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