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Seminar Agiles Prozessmanagement in der Verwaltung

Viele Verwaltungen sehen sich in dem Dilemma, bei begrenztem Haushaltsbudget und beschränkten Handlungsoptionen Leistungen ausbauen zu müssen. Als Führungskraft, Organisator, Projektleitung, Digitallotse oder Prozessverantwortlicher wollen Sie bessere Ergebnisse bewirken, Optimierungspotenziale finden und Verwaltungsprozesse effizienter gestalten. Ergänzend steht die Digitalisierung der wichtigsten Prozesse an, die die Arbeitsweisen grundlegend verändern wird. Andererseits drängen Entwicklungen im Umfeld dazu, nach außen und nach innen gerichtet dauerhaft an der Optimierung von Abläufen und Strukturen zu arbeiten.
Crossfunktionale Teams und agile Methoden gelten heute als innovative Rezeptzutaten für kundenorientiert aufgestellte Organisationen. Systematisch umgesetzt stehen Konzepte wie Agilität, Lean- und Prozessmanagement dahinter, die eine hierarchisch aufgebaute Verwaltung in eine an Prozessen und Kunden ausgerichtete Organisation wandeln. So erzielen Prozessbeteiligte mit den vorhandenen Ressourcen bessere Ergebnisse, sie steigern die Leistungsfähigkeit, Effizienz und Qualität.
In diesem Workshop lernen Sie kennen, welche Auswirkung funktionale Strukturen in Organisationen haben und wie eine prozessorientierte Organisation aufgestellt ist. Sie erkennen, welche Ebenen es für die Betrachtung von Prozessen gibt und wie diese methodisch erfasst werden können. Sie entwickeln im Workshop, wie Sie in Ihrer Verwaltung eine Prozesslandschaft dokumentieren und die Veränderung einzelner Prozesse auf unterschiedlicher Detaillierungsebene angehen und gestalten können.
Konkret erstellen Sie eine Prozesslandkarte für Ihren Bereich und setzen das LEPAK-Modell für eine erste Prozess-Analyse ein. Dann analysieren Sie an einem konkreten Beispiel einen Ablauf aus der Sicht des Kunden mittels Prinzipien aus dem Lean Management, setzen Optimierungspotenziale um und gestalten den Beispielprozess deutlich effizienter. Sie erkennen, wie Sie eine Organisation über die Prozessoptimierung mit „Bordmitteln“ weiter entwickeln können.

Inhalte

Überblick über die Entwicklungen von Agiler Verwaltung, Lean-, Qualitäts- und Prozessmanagement, lernende Organisation und kontinuierliche Verbesserung
Modelle prozessorientierter Organisationsstrukturen
Ebenen der Prozessdokumentation
Dokumentation, Modellierung und Optimierung einzelner Prozesse zur Steigerung von Kundenorientierung, Wirtschaftlichkeit und Effizienz unter Anwendung von Prinzipien aus dem Lean Management
Die Rolle von dokumentierten Prozessen zur Wissens- und Erfahrungssicherung
Durchführung von erfolgreichen Prozessoptimierungs-Workshops
Agile Methoden für Projektteams und Teams mit gemeinsamen Aufgaben
(iteratives Arbeiten mit dem Backlog, Kanban-Board, Review, Retrospektiven)

Was Sie lernen werden

Praxiswissen, konkrete Tipps und Handlungsempfehlungen
Sie haben das Rüstzeug, um Prozessmanagement und -optimierung aufsetzen und schrittweise gestalten zu können. Dabei können Sie agile Methoden einsetzen
Sie nehmen Skizzen und konkrete Ideen zur Umsetzung in der eigenen Verwaltung mit nach Hause

Zielgruppe

Bürgermeister, Führungskräfte und Personalvertretungen aller Ebenen und Bereiche von Verwaltungen, Non-Profit-Organisationen sowie Organisatoren, Projektauftraggeber, Projektleiter, Controller, Personal- und Organisationsentwickler, Verwaltungsleiter, Qualitätsmanager, Digitallotsen, Prozessverantwortliche, Lean-, KVP- und
TPM-Beauftragte.

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