5S Audit-Checkliste für Büro

Zitat von Maik Rieß am 11. Mai 2015, 11:31 Uhr

Hallo zusammen!
Die Checklisten sind alle sicher sehr gut gebrauchbar. Dennoch empfehle ich 5S - gerade im Office - nicht als ein alleinstehendes Tool einzuführen. Dann kommt man nämlich genau wieder in die Nutzenargumentation.

Viel hilfreicher ist es doch, das Ziel dahinter zu visieren. Was möchte ich eigentlich damit erreichen? Schnellere Bearbeitungszeit von Aufträgen? Höhere Qualität durch geringere Rückfragequote?
Um das zu beantworten wäre es nötig, passende Kennzahlen herauszuarbeiten, die die Leistung eines Teams widerspiegeln. Eine Antwort auf die Qualität von Prozessen eine Auskunft geben. Hier liegt die eigentliche Herausforderung von Lean in administrativen Bereichen.

DANN habe ich ein klares Ziel vor Augen und kann mir überlegen, welche Maßnahmen oder Tools sich anbieten, dies zu erreichen. Und DANN erst bin ich wieder bei 5S. In der Produktion hat man seinerzeit ja auch nicht angefangen, erst alles sauber zu machen und dann nach Kennzahlen zu fragen. Der Weg ging hier stets umgekehrt.
Nur in der Administration versucht man gern Abkürzungen zu nehmen und auf den Erfolg von Tools zu hoffen, gerät dann aber sehr schnell in Erklärungsnöte oder die Maßnahmen verblassen im Laufe der Zeit.

Dennoch viel Erfolg mit Lean@Admin!

Maik Rieß

Zitat von Oliver Köster-Scherger am 11. Mai 2015, 17:47 Uhr

Hallo Zusammen,
es ist verschiedentlich hier schon angesprochen worden. Aber ich möchte die Frage noch einmal kurz und bündig stellen:

Was wollen wir mit 5S erreichen?
a) in der Produktion
b) in der Administration

Wenn Sie sich diese Frage beantworten können, wissen Sie auch was Sie im Audit überprüfen müssen. Es ist schon wichtig nicht die Tools anzuwenden weil es jeder tut.

Zu den Vorlagen habe ich noch eine kleine Bemerkung.
Wer mit diesen Vorlagen schon einmal gearbeitet hat, wird feststellen, dass ich für einen Auditrundgang immer blättern muss. Ich finde es schlanker besser. Die Aufnahme sollte auf einem Blatt passen. Schön schlank. Dazu kann man auf der Rückseite noch Erklärungen verfassen, die man nutzen kann wenn man über die Zuordnung von Abweichungen nicht ganz sicher ist.
Auch bei der Auswertung sollte man die Sicht des Kunden nie aus dem Auge verlieren. Kurz und präzise wo stehe ich und was habe ich noch alles zu tun um zum Zielzustand zu kommen.
Wer noch nicht genau weiß was ich damit meine, kann mich gerne direkt anschreiben.

Ach ja ganz wichtig .... mit einem Audit hat sich noch nie etwas verändert. Dafür ist das das falsche Tool.

Herzlichen Gruß

Oliver Köster-Scherger

Zitat von Michael Steinbrenner am 12. Mai 2015, 5:16 Uhr

Guten Tag,

ich schließe mich Roland Kraus an.

Ein Team muss die Ziele eines solchen 5S Auditbogens individuell formulieren. Gerade im Bürobereich - mit vielen Akademikern - muss der Nutzen klar erkennbar sein.

Die Standardfragen aus dem geposteten Fragebogen ("Sind im Arbeitsbereich Plätze für Büroutensilien und Büromaterial gekennzeichnet") führen immer zu viel Irritation und Unglauben bei den Anwendern, da diese in die individuellen Räume der Büromitarbeiter eingreifen - zumindest bei uns - denn wir haben kein Desk Sharing!

Eine Lean Beratung aus Stuttgart hat hier einen sehr schönen, nutzenformulierten Bogen entwickelt. Die 5S wurden hierbei in allgemeine Kategorien umgewandelt, bspw. "5S auf dem PC", "Arbeitsorganisation", "Mudas".

Beispiele für die Inhalte können sein:
1) Software-Umfeld: Dateiablagen, Namenskonventionen für Ordner und Dateien, Ablagestrukturen auf dem Laufwerk, einheitliche Kürzel für E-Mail Betreffs für Verschieberegeln in Outlook ...

2) Arbeitsorganisation: Verantwortlichkeitsmatrix (Wer macht was in der Abteilung), Anordnung der Arbeitsplätze entsprechend dem Workflow, SABs für Standardgeräte (Drucker, Scanner) ...

Wenn man diese Liste praktisch aufarbeitet, d.h. alle notwendigen Standards und Vorlagen im Team erarbeitet und in der Auditliste bereitstellt, werden diese über die Auditliste in den Abteilungen eingeführt. Hier ist die Akzeptanz deutlich höher und man erreicht einen unternehmensweiten Standard.

Gruß aus China

Michael Steinbrenner

Zitat von Angela Reeg-Muller am 13. Mai 2015, 8:36 Uhr

Hallo Frau Treiber!
Vielleicht noch eine kleine Ergänzung zu den anderen Antworten hier im Forum,
Nach meiner Erfahrung macht 5s im Büro besonders in Verbindung mit (kurzen) Schulung über Selbstorganisation Sinn. Um nur ein Beispiel anzuführen: mittlerweile hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass es die Produktivität bremst, mehrere Aufgaben parallel abzuarbeiten. Also lieber Aufgabe für Aufgabe nach dem schönen engl. Spruch: stop starting - start finishing. Und dazu passt ein 5s-schreibtisch, auf dem immer nur die aktuelle Arbeit sich befindet.
Grüße
Angela Reeg-Muller

Zitat von Ka rin Treiber am 14. Mai 2015, 17:59 Uhr

@ Fr. Reeg-Muller:
Vielen Dank für diese Anregung! Diese lässt sich sehr gut als "Aufhänger" für eine angesprochene "Kurz-Schulung" mit den Bürokollegen nutzen und schon ist man mitten in der (konstruktiven!) Diskussion über die Gestaltung der Büroeinrichtung und -abläufe!
Wir bleiben dran!