Was ist "Problem"?

Problem ist im Lean-Kontext die messbare Differenz zwischen einem bestehenden Ist-Zustand und einem definierten, gewünschten Soll-Zustand, deren Ursache zunächst unbekannt ist. Bei Toyota gilt: Problem ist die Diskrepanz zwischen der Zielvorstellung, wie man oder es sein sollte (japanisch: Arubeki Sugata), und dem aktuellen Ist-Zustand (vgl. OJT Solutions 2019, S. 37–40). Diese präzise Definition grenzt sich bewusst vom alltagssprachlichen Gebrauch ab, in dem „Problem“ oft als diffuses Unbehagen oder als Synonym für Schwierigkeit verwendet wird.

Das Problemverständnis bei Toyota

Bei Toyota ist die Fähigkeit, Probleme zu identifizieren und zu lösen, eine der wichtigsten Kompetenzen jedes Mitarbeiters. Der Grundsatz lautet: Einen Arbeitsplatz, an dem es keine Probleme gibt, gibt es nicht. Diese Haltung bedeutet nicht, dass alles schlecht ist, sie drückt vielmehr die Überzeugung aus, dass es immer Verbesserungspotenzial gibt. Wer behauptet, es gäbe kein Problem, hat entweder den Soll-Zustand nicht klar definiert oder den Ist-Zustand nicht genau genug beobachtet.

Um ein Problem erfassen und formulieren zu können, muss man es zuerst offenlegen. Im ersten Schritt muss die Lücke zwischen dem idealen Zustand und dem Ist-Zustand klar und eindeutig beschrieben werden. Dabei drückt sich die Zielvorstellung als Soll-Zustand in konkreten Zielen, Standards und Regeln aus. Wenn sich jemand der Ziele und Standards nicht bewusst ist, ist es für ihn unmöglich, ein Problem zu erkennen.

Problemtypen

In der Toyota-Tradition werden zwei Grundtypen von Problemen unterschieden (vgl. OJT Solutions 2019, S. 44–48):

• Aufgetretene Probleme: Der Ist-Zustand weicht von einem bestehenden Standard oder einer Regel ab. Etwas funktioniert nicht mehr so, wie es sollte. Hier geht es darum, die Ursache zu finden und den Normalzustand wiederherzustellen.
• Gestellte Probleme (Aufgaben): Es wird bewusst ein höherer Soll-Zustand gesetzt, und die Differenz zwischen diesem neuen Ziel und dem Ist-Zustand ergibt das Problem. Hier geht es um Weiterentwicklung und Verbesserung über den bisherigen Standard hinaus.

Werkzeuge der Problemlösung

Effektive Problemlösung beginnt am Gemba durch Genchi Genbutsu, das persönliche Hingehen und Sehen. Werkzeuge wie das Ishikawa-Diagramm oder der A3-Report helfen, Ursachen systematisch zu analysieren. Die 5W1H-Methode (Wer, Was, Wann, Wo, Warum, Wie) unterstützt bei der präzisen Problembeschreibung, während die 8er-Methode den gesamten Problemlösungsprozess in acht klar definierte Schritte gliedert (vgl. May/Schimek 2015, S. 73–75).

Die strukturierte Problemlösung bei Toyota folgt dem Grundsatz, dass jeder einzelne Mitarbeiter seine Probleme in acht Schritten löst (vgl. OJT Solutions 2019, S. 62–65). Diese Methodik stellt sicher, dass nicht vorschnell Lösungen ergriffen werden, sondern zuerst das Problem präzise verstanden wird. Der PDCA-Zyklus bildet dabei den übergeordneten Rahmen: Planen, Durchführen, Überprüfen und Absichern (vgl. May/Schimek 2015, S. 38–39).

Toyota-Leitsatz: „Probleme als solche identifizieren zu können ist die entscheidende Fähigkeit.“, Ein Problem ist keine Schande, sondern eine Chance zur Verbesserung. Die Problemlösungskompetenz jedes einzelnen Mitarbeiters ist der Schlüssel zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Organisation.

Problemlösungskultur

In einer reifen Lean-Organisation werden Probleme nicht versteckt, sondern sichtbar gemacht. Die Problemlösung wird als Kern der täglichen Arbeit verstanden, nicht als Sonderaufgabe. Ohne eine genaue Standortbestimmung und ein klares Ziel sind Probleme nicht zu lösen. Erst wenn man weiß, wie und was man sein will, weiß man, was man erreichen will, und erkennt so, weshalb ein Zustand verändert werden muss. Diese Haltung verbindet Problemlösung untrennbar mit Mitarbeiterentwicklung, denn wer Probleme lösen kann, entwickelt sich fachlich und persönlich weiter.

Quellenangaben

May, C.; Schimek, P. (2015): Total Productive Management. 3. korr. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden, S. 38–39, 73–75.

OJT Solutions Inc. (2019): Toyotas Geheimrezepte für die Problemlösung. Übers. v. M. Furukawa-Caspary, Deutscher Management Verlag, Herrieden, S. 32–65.

Weiterführende Literatur

OJT Solutions Inc. (2017): Toyotas Geheimrezepte für die Mitarbeiterentwicklung. Übers. v. M. Furukawa-Caspary, CETPM Publishing, Herrieden.

OJT Solutions Inc. (2023): Toyotas Fehlerlehre, Von der Kunst, Fehler in Erfolge zu verwandeln. Übers. v. M. Furukawa-Caspary, Deutscher Management Verlag, Herrieden.

Roser, C. (2019): Problemursachen aufdecken, in: YOKOTEN 01/2019, S. 12–15.

Verwandte Konzepte

• 5W1H, Methode zur präzisen Problembeschreibung.
• 8er-Methode, Toyotas acht Schritte der strukturierten Problemlösung.
• Ishikawa-Diagramm, Werkzeug zur systematischen Ursachenanalyse.
• A3-Report, Strukturiertes Format zur Dokumentation von Problemlösungen.
• Gemba, Der Ort, an dem Probleme beobachtet und verstanden werden.
• Kaizen, Kontinuierliche Verbesserung durch tägliche Problemlösung.
• Standardisierung, Standards als Referenzpunkt, an dem Probleme sichtbar werden.