Was ist "Office Excellence"?

Office Excellence bezeichnet die systematische Übertragung von Lean Management- und TPM-Prinzipien auf administrative und indirekte Bereiche eines Unternehmens. Ziel ist es, Büroprozesse ebenso konsequent auf Wertschöpfung auszurichten, wie es in der Produktion seit Jahrzehnten praktiziert wird. Studien zeigen, dass in vielen Unternehmen der wertschöpfende Anteil administrativer Tätigkeiten bei lediglich 10–30 % liegt, den Rest machen Suchen, Warten, Nachfragen und Übertragen aus. Office Excellence zielt darauf ab, diese Verschwendung in indirekten Prozessen sichtbar zu machen und systematisch zu beseitigen.

Verschwendung im Büro erkennen

Die sieben klassischen Verschwendungsarten aus der Produktion lassen sich direkt auf den Bürokontext übertragen: Überproduktion wird zu unnötigen Berichten und Kopien, Transport zu unnötigem Weiterleiten von E-Mails, Bestände zu überfüllten Posteingängen und ungenutzten Dateien, Bewegung zu ineffizienten Laufwegen und Suchen in Ordnerstrukturen, Warten zu Genehmigungsschleifen und Rückfragen, Überbearbeitung zu übermäßiger Formatierung und Mehrfachprüfungen, Fehler zu Eingabefehlern und Nacharbeit. Die Sichtbarmachung dieser Verluste ist der erste Schritt zur Verbesserung.

Besonders tückisch ist die Verschwendung in indirekten Bereichen, weil sie weniger sichtbar ist als in der Produktion. Während ein Beständeberg in der Werkshalle sofort auffällt, bleiben volle Posteingänge, ineffiziente Besprechungen und unklare Zuständigkeiten oft verborgen. Methoden wie Makigami und Prozessmapping machen diese unsichtbaren Verluste transparent und messbar.

Methoden und Werkzeuge

Office Excellence nutzt ein breites Spektrum bewährter Lean-Werkzeuge, die für den administrativen Kontext angepasst wurden:

• 5S im Büro: Systematische Organisation von Schreibtischen, digitalen Ordnerstrukturen und E-Mail-Postfächern. Jeder Gegenstand und jede Datei erhält einen festen Platz, Unnötiges wird aussortiert.
• Makigami-Analyse: Visualisierung administrativer Prozesse auf einer Papierrolle. Die Methode macht Schnittstellen, Liegezeiten und Rückschleifen in komplexen Büroabläufen sichtbar.
• Standardisierte Arbeit: Definierte Arbeitsabläufe für wiederkehrende Tätigkeiten wie Auftragserfassung, Rechnungsprüfung oder Reklamationsbearbeitung.
• Visuelles Management: Teamboards, Kanban-Tafeln und Kennzahlen-Cockpits machen den Status laufender Vorgänge für alle sichtbar und unterstützen die tägliche Steuerung.
• Shopfloor Management im Büro: Kurze, strukturierte Teamgespräche am Board, analog zum Shopfloor der Produktion, sorgen für Transparenz und schnelle Problemlösung.

Säule 7 im TPM-Modell

Im Operational Excellence Reference Model des CETPM bildet die Exzellenz in administrativen Prozessen die siebte Säule. Diese Säule verfolgt das Ziel, indirekte Bereiche wie Einkauf, Personalwesen, Finanzen und Vertrieb mit der gleichen Systematik zu optimieren, die in der Produktion bereits etabliert ist. Die Umsetzung erfolgt in sieben Stufen: von der Identifikation der Verlustquellen über die Standardisierung der Kernprozesse bis hin zur Optimierung des gesamten Wertstroms in der Administration.

Die Lehrfabrik und das Lehrbüro am Campus Herrieden der Hochschule Ansbach dienen als Modell für diese Umsetzung. Im Lehrbüro (Teaching Office) können Teilnehmer der CETPM-Akademie die Lean-Prinzipien in einer realitätsnahen Büroumgebung erleben und trainieren, vom 5S-Workshop bis zur Prozessoptimierung mit Makigami.

Erfolgsfaktoren und Hürden

Die größte Hürde bei der Einführung von Office Excellence ist der verbreitete Irrglaube, dass Lean-Methoden nur für die Produktion geeignet seien. In der Realität liegen in administrativen Bereichen häufig größere Verbesserungspotenziale als in bereits optimierten Fertigungsprozessen. Entscheidend ist, dass die Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen und die Verbesserungskultur aktiv vorleben.

Praxisbezug: Im Büro lassen sich mit One Piece Flow erstaunliche Ergebnisse erzielen: Statt Vorgänge zu stapeln und dann chargenweise abzuarbeiten, wird jeder Vorgang (Auftrag, Rechnung, Antrag) einzeln und vollständig bearbeitet. Die Durchlaufzeit sinkt oft um 50–80 %, während die Fehlerquote deutlich zurückgeht.

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Einbindung der Mitarbeiter. Büroangestellte kennen die Schwächen ihrer Prozesse am besten. Workshops, in denen Teams gemeinsam ihre Abläufe analysieren und Verbesserungen erarbeiten, schaffen nicht nur bessere Prozesse, sondern auch Akzeptanz für Veränderungen. Regelmäßige Audits und KVP-Runden sichern die Nachhaltigkeit der Verbesserungen.

Weiterführende Literatur

Teeuwen, B.; Schaller, C. (2017): 5S, Die Erfolgsmethode zur Arbeitsplatzorganisation. 4. unveränd. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden.

OJT Solutions Inc. (2019): Toyotas Geheimrezepte für die Problemlösung. Übers. v. M. Furukawa-Caspary, Deutscher Management Verlag, Herrieden.

Verwandte Konzepte

• Makigami, Prozessvisualisierung für administrative Abläufe.
• 5S, Arbeitsplatzorganisation als Basis für Ordnung und Effizienz.
• Säule 7, Exzellente administrative Prozesse im TPM-Modell.
• Verschwendung, Die sieben Verlustarten in Produktion und Administration.
• Shopfloor Management, Strukturierte Führung am Ort des Geschehens.
• One Piece Flow, Einzelstückfluss-Prinzip auch im Büro anwendbar.
• Operational Excellence, Ganzheitlicher Rahmen für Unternehmensexzellenz.
• KVP, Kontinuierliche Verbesserung als Daueraufgabe.