Was ist "5W1H"?

5W1H ist eine strukturierte Analysetechnik zur präzisen Beschreibung und Eingrenzung von Problemen. Die Methode geht auf den britischen Schriftsteller Rudyard Kipling zurück, der 1902 in seinem Gedicht „The Elephant's Child" sechs treue Diener beschrieb, die ihm alles beibrachten, was er wusste. Diese sechs Fragen, Was, Wann, Wo, Wer, Welche Situation und Wie, bilden das Fundament einer systematischen Problembeschreibung und liefern damit Ansätze zur Lösung des Problems (vgl. May/Schimek 2015, S. 95). Während die verwandte 5W-Methode (5-mal-Warum) auf die Ursachenfindung abzielt, dient 5W1H der genauen, faktenbasierten Problembeschreibung.

„I keep six honest serving-men
(They taught me all I knew);
Their names are What and Why and When
And How and Where and Who."
, Rudyard Kipling, „The Elephant's Child" (1902)

Die sechs Fragen im Detail

Bei der 5W1H-Analyse werden systematisch folgende Fragen gestellt, um ein Problem möglichst genau zu beschreiben:

• Was wurde als Problem erkannt?, Beantwortet, was passiert ist. Bei welchen Produkten oder Materialien wurde das Problem erkannt? Welche Fehlerart liegt vor?
• Wann tritt das Problem auf?, Beschreibt den Zeitpunkt oder den zeitlichen Zusammenhang des Auftretens. Gibt es zeitliche Muster, etwa zu bestimmten Schichten, Tageszeiten oder Produktionsphasen?
• Wo tritt das Problem auf?, Gibt Auskunft darüber, an welcher Stelle im Prozess, an welcher Maschine oder an welchem Arbeitsplatz das Problem auftritt. In welchem Bereich des Produkts zeigt sich der Fehler?
• Wer hat das Problem?, Benennt die Person oder Abteilung, die das Problem festgestellt hat oder davon betroffen ist. Ist das Problem personenabhängig oder tritt es bei allen Mitarbeitern auf?
• Welche Situation löste den Vorfall aus?, Beschreibt, unter welchen Umständen das Problem auftritt und unter welchen nicht. Welcher Trend ist erkennbar? Gibt es ein Muster bei den aufgetretenen Problemen?
• Wie ist die Abweichung?, Liefert Fragen über die Fakten, Daten und Zahlen zur Abweichung vom Soll-Zustand. In welchem Ausmaß tritt das Problem auf? Wie groß ist die Differenz zum erwarteten Ergebnis?

Vor Ort gehen, der Gemba-Grundsatz

Eine wirksame 5W1H-Analyse setzt voraus, dass der Problemlöser den Ort des Geschehens persönlich aufsucht. In der Lean-Philosophie gilt der Grundsatz: Gehen Sie zu Gemba! Ein Mordermittler untersucht auch den Tatort und lässt sich keine Bilder von der Leiche auf sein Handy schicken, um den Tatort zu untersuchen. Genauso muss der Problemlöser vor Ort gehen, die Situation mit eigenen Augen sehen und die Fakten dort erfassen, wo das Problem tatsächlich auftritt. Nur so können die sechs Fragen fundiert und mit echten Zahlen, Daten und Fakten beantwortet werden (vgl. Roser 2019, S. 13).

Praxistipp: Bevor eine Ursachenanalyse gestartet wird, sollte stets sichergestellt werden, dass es sich um ein relevantes Problem handelt. Beginnen Sie immer mit dem Problem, und gehen Sie, wann immer möglich, an den Ort des Geschehens!

Vorteile der 5W1H-Methode

Die systematische Anwendung der sechs Fragen bietet eine Reihe konkreter Vorteile für die Problemlösung im Betrieb:

• Fragen auf Kernpunkte bringen: Die strukturierte Fragestellung verhindert, dass sich Diskussionen in Nebensächlichkeiten verlieren, und lenkt den Fokus auf die wesentlichen Aspekte des Problems.
• Problem vollständig beschreiben: Durch die Beantwortung aller sechs Fragen wird sichergestellt, dass keine wesentlichen Informationen vergessen werden und das Problem aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet wird.
• Gemeinsames Verständnis schaffen: Alle Beteiligten entwickeln ein einheitliches Bild des Problems, eine wichtige Voraussetzung für die anschließende Ursachenanalyse und die Erarbeitung wirksamer Gegenmaßnahmen.
• Zahlen, Daten, Fakten erhalten: Die Methode fordert konkrete, überprüfbare Antworten statt vager Vermutungen. So wird die Qualität der Problemanalyse deutlich erhöht.

Abgrenzung zur 5W-Methode

Die 5W-Methode, auch 5-mal-Warum-Analyse genannt, ist eine einfache, aber wirkungsvolle Methode zur Aufdeckung der Fehlerursache eines identifizierten Problems. Durch fünfmaliges Hinterfragen mit „Warum?" wird die auslösende Ursache aufgedeckt. Während 5W1H die Frage beantwortet „Was genau ist das Problem?", beantwortet die 5W-Methode die Frage „Warum ist das Problem entstanden?". In der Praxis werden beide Methoden häufig nacheinander eingesetzt: Zuerst wird das Problem mit 5W1H präzise beschrieben, dann wird mit der 5W-Analyse die Ursache gesucht. Dieser Ansatz entspricht dem Problem-Schredder-Vorgehen, bei dem Probleme schrittweise zerkleinert und strukturiert bearbeitet werden.

Häufige Fehler bei der Anwendung

Ein häufiger Fehler bei der 5W1H-Analyse ist die Vermischung von Problembeschreibung und Ursachenanalyse. Die 5W1H-Analyse soll das Problem beschreiben, nicht erklären. Sobald Antworten wie „weil der Mitarbeiter nicht aufgepasst hat" gegeben werden, verlassen die Beteiligten die Problembeschreibung und springen vorzeitig in die Ursachensuche. Ein weiterer verbreiteter Fehler ist die Schuldzuweisung an andere Personen oder Abteilungen, anstatt sich auf den Prozess zu konzentrieren (vgl. Roser 2019, S. 14). Christoph Roser weist darauf hin, dass der Erfolg jeder Problemlösungsmethode stark von der Qualität der Antworten abhängt. Falls es sich bei den Antworten um Vermutungen handelt, ist das Ergebnis zufällig (vgl. Roser 2019, S. 14).

Einordnung in das TPM-Werkzeug-System

5W1H gehört zu den wichtigsten TPM-Werkzeugen (vgl. May/Schimek 2015, S. 93–95) und wird zusammen mit der 5W-Analyse, der N5W-Analyse, dem Pareto-Diagramm, dem Ishikawa-Diagramm, 5S, der 8er-Methode und Makigami eingesetzt. Jedes Unternehmen sollte situationsbezogen die passenden Werkzeuge auswählen. Die 5W1H-Analyse ist dabei besonders geeignet, wenn ein Problem zunächst genau eingegrenzt werden muss, bevor eine Ursachenanalyse überhaupt sinnvoll durchgeführt werden kann.

Quellenangaben

May, C.; Schimek, P. (2015): Total Productive Management. 3. korr. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden, S. 93–95.

Roser, C. (2019): Problemursachen aufdecken, Die richtige Anwendung von „5 Why", in: YOKOTEN 01/2019, S. 12–15.

Weiterführende Literatur

OJT Solutions Inc. (2019): Toyotas Geheimrezepte für die Problemlösung. Übers. v. M. Furukawa-Caspary, Deutscher Management Verlag, Herrieden, S. 105–145.

Verwandte Konzepte

5W-Methode · Gemba · Ishikawa-Diagramm · Pareto-Prinzip · Problemlösungs-Story · 8er-Methode · TPM (im Sinne von Total Productive Maintenance) · Makigami