Was ist "Prozess-Mapping"?

Prozess-Mapping (auch Process Mapping) ist eine Methode zur visuellen Darstellung und Analyse von Arbeitsabläufen. Dabei werden alle Schritte eines Prozesses, von der Auslösung bis zum Ergebnis, in einer standardisierten Darstellungsform dokumentiert. Ziel ist es, Transparenz über den tatsächlichen Ablauf zu schaffen, Verschwendung sichtbar zu machen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Im Kontext von Lean Management und TPM ist Prozess-Mapping ein grundlegendes Werkzeug, das die Basis für systematische Verbesserungsarbeit bildet.

Grundprinzip und Zweck

Das Grundprinzip des Prozess-Mappings beruht auf einer einfachen Erkenntnis: Bevor ein Prozess verbessert werden kann, muss er zunächst verstanden werden. In vielen Unternehmen existiert kein gemeinsames Verständnis darüber, wie ein Prozess tatsächlich abläuft. Verschiedene Beteiligte haben unterschiedliche Vorstellungen, und die tatsächliche Realität weicht oft erheblich von der angenommenen oder dokumentierten Version ab. Prozess-Mapping schließt diese Lücke, indem es den realen Ablauf sichtbar und besprechbar macht.

Ein Prozess-Map zeigt typischerweise den chronologischen Ablauf eines Prozesses mit allen beteiligten Schritten, Entscheidungspunkten, Warte- und Transportzeiten sowie Schnittstellen zwischen Abteilungen oder Personen. Durch diese Visualisierung werden Verschwendungsquellen wie unnötige Schleifen, Doppelarbeit, Wartezeiten und überflüssige Genehmigungsschritte unmittelbar erkennbar. Die Methode eignet sich sowohl für Produktionsprozesse als auch für administrative Abläufe.

Vorgehensweise

Die Erstellung eines Prozess-Maps folgt einer strukturierten Vorgehensweise:

• Prozessgrenzen definieren: Start- und Endpunkt des zu analysierenden Prozesses festlegen. Eine klare Abgrenzung verhindert, dass die Analyse zu breit wird und den Fokus verliert.
• Ist-Zustand aufnehmen: Den tatsächlichen Ablauf vor Ort (am Gemba) beobachten und dokumentieren. Es wird der reale Prozess aufgenommen, nicht der geplante oder gewünschte (vgl. OJT Solutions 2019, S. 116–121). Dies geschieht idealerweise gemeinsam mit den Prozessbeteiligten.
• Schritte klassifizieren: Jeden Prozessschritt bewerten, handelt es sich um Wertschöpfung, notwendige Nicht-Wertschöpfung oder reine Verschwendung? Diese Klassifizierung bildet die Grundlage für die anschließende Verbesserung.
• Schwachstellen identifizieren: Engpässe, Wartezeiten, Rückschleifen und Medienbrüche markieren. Häufig fallen erst bei der visuellen Darstellung Ineffizienzen auf, die im Tagesgeschäft nicht wahrgenommen werden.
• Soll-Zustand entwerfen: Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse einen verbesserten Prozessablauf gestalten, der die identifizierte Verschwendung eliminiert.

Varianten und verwandte Methoden

Prozess-Mapping ist ein Oberbegriff, unter dem verschiedene Darstellungsformen zusammengefasst werden. Die bekannteste Variante im Lean-Kontext ist das Wertstromdesign (Value Stream Mapping), das den gesamten Material- und Informationsfluss eines Produkts von der Bestellung bis zur Auslieferung abbildet. Während das Wertstromdesign die Makro-Ebene, den end-to-end Wertstrom, betrachtet, fokussieren andere Mapping-Varianten auf einzelne Prozessschritte oder Teilabläufe.

Für administrative Prozesse hat sich Makigami als spezifische Mapping-Methode etabliert. Makigami verwendet Karten auf einer langen Papierbahn, um den Informationsfluss in Büroprozessen sichtbar zu machen, einschließlich der beteiligten Systeme, Medien und Schnittstellen (vgl. May/Schimek 2015, S. 99–101). Weitere verbreitete Formen sind Swimlane-Diagramme, die Verantwortlichkeiten über Abteilungsgrenzen hinweg darstellen, und Spaghetti-Diagramme, die physische Bewegungsmuster am Arbeitsplatz aufzeichnen.

Prozess-Mapping im Verbesserungszyklus

Prozess-Mapping steht nicht für sich allein, sondern ist eingebettet in den kontinuierlichen Verbesserungszyklus. Im Kata-Ansatz bildet das Prozess-Mapping einen zentralen Bestandteil der Ist-Analyse: Bevor ein Zielzustand definiert werden kann, muss der aktuelle Zustand des Prozesses verstanden werden. Die visuelle Darstellung des Ist-Zustands macht Hindernisse sichtbar, die auf dem Weg zum Zielzustand überwunden werden müssen (vgl. Rother/May 2019, S. 99–131).

Praxistipp: Beim Prozess-Mapping sollte immer der tatsächliche Ablauf vor Ort beobachtet werden, nicht der dokumentierte oder vom Management angenommene Ablauf. Die Diskrepanz zwischen „wie es sein sollte“ und „wie es wirklich ist“ liefert oft die wertvollsten Verbesserungsansätze.

Im Kontext von Shopfloor Management dienen Prozess-Maps als Grundlage für die Standardisierung. Erst wenn ein Prozess transparent dargestellt und verstanden ist, kann ein vernünftiger Standard definiert werden. Dieser Standard bildet dann den Ausgangspunkt für weitere Verbesserungen, ganz im Sinne des PDCA-Zyklus.

Quellenangaben

May, C.; Schimek, P. (2015): Total Productive Management. 3. korr. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden, S. 99–101.

OJT Solutions Inc. (2019): Toyotas Geheimrezepte für die Problemlösung. Übers. v. M. Furukawa-Caspary, Deutscher Management Verlag, Herrieden, S. 116–121.

Rother, M.; May, C. (2019): Das KATA Praxishandbuch, Anpassungsfähiger und innovativer mit 20 Minuten täglicher Übung. Deutscher Management Verlag, Herrieden, S. 99–131.

Weiterführende Literatur

Klevers, T. (2015): Agile Prozesse mit Wertstrom-Management. 2. überarb. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden.

May, C.; Schimek, P. (2015): Total Productive Management. 3. korr. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden.

Verwandte Konzepte

• Wertstromdesign, Mapping des gesamten Material- und Informationsflusses entlang der Wertschöpfungskette.
• Makigami, Spezifische Mapping-Methode für administrative Prozesse.
• Kata, Verbesserungsroutine, die Prozessverständnis als Ausgangspunkt nutzt.
• Gemba, Der Ort des Geschehens, an dem der reale Prozess beobachtet wird.
• Verschwendung, Nicht-wertschöpfende Aktivitäten, die durch Mapping sichtbar werden.
• Standardisierte Arbeit, Ergebnis der Prozessanalyse und Basis für weitere Verbesserung.
• PDCA, Verbesserungszyklus, in den Prozess-Mapping eingebettet ist.