Was ist "Process Mapping"?

Process Mapping (deutsch Prozessabbildung oder Prozessdokumentation) ist die systematische visuelle Darstellung eines Prozesses mit all seinen Schritten, Entscheidungspunkten, Informationsflüssen und Verantwortlichkeiten. Eine Prozesskarte macht sichtbar, wie Arbeit tatsächlich fließt, nicht wie sie laut Organigramm oder Verfahrensanweisung fließen sollte. Damit ist Process Mapping eine unverzichtbare Grundlage für jede Prozessverbesserung, sei es im Rahmen von Lean Management, Six Sigma oder TPM.

Zweck und Nutzen

Der primäre Zweck von Process Mapping besteht darin, Transparenz zu schaffen. In vielen Organisationen kennt jeder Mitarbeiter seinen eigenen Arbeitsschritt, aber niemand überblickt den gesamten Prozess von Anfang bis Ende. Schnittstellenprobleme, redundante Tätigkeiten, unnötige Wartezeiten und Informationslücken bleiben unsichtbar, solange der Prozess nicht in seiner Gesamtheit dargestellt wird. Eine gute Prozesskarte deckt genau diese Schwachstellen auf.

Darüber hinaus dient Process Mapping als gemeinsame Sprache im Team. Wenn alle Beteiligten eines Prozesses gemeinsam eine Prozesskarte erstellen, entsteht ein einheitliches Verständnis des Ist-Zustands. Häufig zeigt sich dabei, dass verschiedene Mitarbeiter denselben Prozess unterschiedlich verstehen und ausführen. Dieser Aha-Effekt ist bereits ein erster Verbesserungsschritt, weil er die Basis für eine Standardisierung legt.

Arten von Prozesskarten

Je nach Detaillierungsgrad und Zielsetzung kommen verschiedene Darstellungsformen zum Einsatz:

• Flussdiagramm (Flowchart): Die einfachste Form der Prozessdarstellung mit Rechtecken für Aktivitäten, Rauten für Entscheidungen und Pfeilen für den Ablauf. Geeignet für die Übersichtsdarstellung einzelner Prozesse.
• Swimlane-Diagramm: Erweitert das Flussdiagramm um horizontale oder vertikale Bahnen, die den Verantwortlichkeiten (Abteilungen, Rollen) zugeordnet sind. Macht Schnittstellen und Übergaben zwischen Bereichen besonders sichtbar.
• Wertstromkarte (Value Stream Map): Die umfassendste Form, die Material- und Informationsflüsse gemeinsam darstellt und mit Kennzahlen wie Zykluszeit, Rüstzeit und Bestandsreichweite anreichert. Grundlage der Wertstromanalyse.
• SIPOC-Diagramm: Eine Übersichtsdarstellung, die Supplier, Input, Process, Output und Customer eines Prozesses auf einer Seite zusammenfasst. Häufig als Startpunkt in DMAIC-Projekten verwendet.
• Makigami: Eine speziell in der TPM-Methodik verbreitete Darstellungsform für administrative Prozesse, die den Prozessfluss auf einem langen Papierstreifen mit farbigen Karten und Kennzahlen visualisiert.

Vorgehensweise beim Process Mapping

Ein Process Mapping wird idealerweise als Workshop mit allen am Prozess beteiligten Personen durchgeführt. Die Vorgehensweise folgt typischerweise diesen Schritten: Zunächst wird der Prozess abgegrenzt, wo beginnt er, wo endet er? Dann werden alle Prozessschritte auf Karten oder Haftnotizen erfasst und in der richtigen Reihenfolge angeordnet. Im nächsten Schritt werden Entscheidungspunkte, Wartezeiten, Schleifen und Nebenläufigkeiten ergänzt. Schließlich werden Kennzahlen wie Bearbeitungszeiten, Liegezeiten und Fehlerhäufigkeiten zugeordnet.

Entscheidend ist, den Ist-Prozess (Current State) abzubilden, nicht den Soll-Prozess. Ein häufiger Fehler besteht darin, den Prozess so darzustellen, wie er nach Verfahrensanweisung ablaufen sollte, statt wie er in der Realität tatsächlich ablaeuft. Am Gemba, dem Ort des Geschehens, zeigt sich oft, dass der reale Ablauf erheblich von der dokumentierten Version abweicht. Genau diese Abweichungen sind wertvolle Hinweise auf Verbesserungspotenziale.

Process Mapping und Lean Management

Im Lean Management ist Process Mapping eine der grundlegenden Methoden zur Identifikation von Verschwendung. Sobald der Prozess visualisiert ist, kann jeder Schritt daraufhin bewertet werden, ob er aus Kundensicht wertschöpfend, nicht-wertschöpfend aber notwendig oder reine Verschwendung ist. Typische Verschwendungsarten, die durch Process Mapping aufgedeckt werden, sind unnötige Transportwege, Doppelerfassungen, Genehmigungsschleifen ohne Mehrwert und lange Liegezeiten zwischen Bearbeitungsschritten.

Im Rahmen von Shopfloor Management dienen Prozesskarten als Grundlage für die Standardisierung. Erst wenn ein Prozess transparent dargestellt und verstanden ist, kann ein vernünftiger Standard definiert werden. Dieser Standard bildet dann den Ausgangspunkt für weitere Verbesserungen im Sinne des PDCA-Zyklus: Der aktuelle Prozess wird als Standard dokumentiert, Abweichungen werden sichtbar gemacht und systematisch bearbeitet.

Praxistipp: Erstellen Sie Prozesskarten immer im Team und immer am Ort des Geschehens. Eine Prozessaufnahme am Schreibtisch oder im Konferenzraum bildet bestenfalls die Theorie ab. Gehen Sie an den Gemba, beobachten Sie den realen Ablauf und befragen Sie die Mitarbeiter, die den Prozess täglich ausführen. Nur so erhalten Sie ein ehrliches Bild des Ist-Zustands.

Quellen und weiterführende Literatur

May, C. (2026): CETPM Vorlesungsmaterial.

Verwandte Konzepte

• Wertstromanalyse, Erweiterte Form des Process Mapping mit Material- und Informationsflüssen.
• Lean Management, Managementphilosophie, für die Process Mapping ein grundlegendes Analysewerkzeug ist.
• Verschwendung, Nicht-wertschöpfende Aktivitäten, die durch Prozessvisualisierung sichtbar werden.
• Shopfloor Management, Führung am Ort der Wertschöpfung, die auf standardisierten Prozessen basiert.
• DMAIC, Verbesserungszyklus, in dem SIPOC und Process Mapping zentrale Werkzeuge sind.
• Gemba, Der Ort des Geschehens, an dem die Prozessaufnahme stattfinden muss.
• Standardisierung, Ergebnis des Process Mapping als Grundlage für weitere Verbesserung.