Was ist "Problemlösungs-Story"?

Die Problemlösungs-Story ist eine vierstufige Methode zur strukturierten Dokumentation und Lösung von Problemen im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung. Sie dient dazu, den gesamten Problemlösungsprozess, von der Darstellung über die Ursachenanalyse bis zur Erfolgskontrolle, auf einem einzigen Blatt nachvollziehbar festzuhalten. Im TPM-Kontext ist die Problemlösungs-Story ein bewährtes Instrument der Säule Fokussierte Verbesserung und wird von Teams eingesetzt, um Verluste und Verschwendung systematisch zu eliminieren.

Die vier Stufen

Die Problemlösungs-Story gliedert sich in vier aufeinander aufbauende Stufen:

• Stufe 1, Problemdarstellung: Der Ist-Zustand wird beschrieben, das Problem definiert und lokalisiert. Durch Datenanalyse und Beobachtung am Gemba werden die Schwerpunkte ermittelt. Ziel ist es, das Problem so präzise einzugrenzen, dass die Ursachenforschung gezielt ansetzen kann.
• Stufe 2, Problemursache ermitteln: Die Ursachen des Problems werden systematisch analysiert. Dazu eignen sich Methoden wie das Ishikawa-Diagramm, die 5W1H-Methode oder die 5-Warum-Analyse. Entscheidend ist, nicht bei Symptomen stehenzubleiben, sondern die eigentliche Grundursache (Root Cause) zu identifizieren.
• Stufe 3, Problemlösung: Auf Basis der erkannten Ursachen werden Lösungsideen entwickelt, bewertet und in einem Maßnahmenplan zusammengefasst. Die Bewertung erfolgt nach Kriterien wie Wirksamkeit, Aufwand und Umsetzbarkeit. Die wirksamsten Maßnahmen werden priorisiert und umgesetzt.
• Stufe 4, Lösungsüberprüfung: Nach der Umsetzung wird ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt. Die Erfolgsbilanz zeigt, ob die Maßnahmen gegriffen haben. Bei Bedarf werden weitere Verbesserungsschleifen angestoßen, bis das Ziel erreicht ist.

Einordnung in den PDCA-Zyklus

Die vier Stufen der Problemlösungs-Story folgen der Logik des PDCA-Zyklus: Plan (Stufen 1 und 2), Do (Stufe 3), Check und Act (Stufe 4). Dieser systematische Ablauf stellt sicher, dass nicht vorschnell Lösungen ergriffen werden, sondern zuerst das Problem präzise verstanden wird. Die Problemlösungs-Story dokumentiert dabei jeden Schritt des PDCA-Durchlaufs auf einem übersichtlichen Formblatt.

Abgrenzung zu anderen Methoden

Die Problemlösungs-Story ist kompakter als der A3-Report, der acht bis neun Felder umfasst und stärker auf Kommunikation und Management-Reporting ausgerichtet ist. Während der A3-Report eher für komplexe, bereichsübergreifende Themen eingesetzt wird, eignet sich die Problemlösungs-Story besonders für operative Verbesserungen auf Teamebene. Beide Methoden teilen jedoch den Grundsatz, den gesamten Problemlösungsprozess auf einem einzigen Blatt darzustellen.

Im Vergleich zur 8er-Methode von Toyota, die den Problemlösungsprozess in acht detaillierte Schritte gliedert, ist die Problemlösungs-Story mit ihren vier Stufen einfacher strukturiert und leichter zugänglich. Sie kann daher als Einstiegsmethode dienen, bevor Teams zu anspruchsvolleren Problemlösungsformaten übergehen.

Erfolgsfaktor: Die Qualität einer Problemlösungs-Story steht und fällt mit der Gründlichkeit der Stufe 1. Nur wer das Problem präzise beschrieben, mit Daten belegt und am Ort des Geschehens beobachtet hat, kann in Stufe 2 die tatsächlichen Ursachen finden. Ohne klare Problemdefinition führt die Ursachenanalyse ins Leere.

Einsatz in der Praxis

In der betrieblichen Praxis wird die Problemlösungs-Story häufig auf Teamboards visualisiert. Das Formblatt begleitet das Team über mehrere Wochen, während die vier Stufen nacheinander bearbeitet werden. Im Rahmen von Kaizen-Aktivitäten oder bei der Säule Fokussierte Verbesserung (Kobetsu Kaizen) bildet die Problemlösungs-Story die Dokumentationsgrundlage für die erzielten Verbesserungen und den Nachweis der erreichten Ergebnisse.

Weiterführende Literatur

Roser, C. (2019): Problemursachen aufdecken, in: YOKOTEN 01/2019, S. 12–15.

Roser, C. (2020): Meine Workshop-Struktur zur kreativen Problemlösung, in: YOKOTEN 02/2020, S. 25–26.

May, C.; Schimek, P. (2015): Total Productive Management. 3. korr. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden.

OJT Solutions Inc. (2019): Toyotas Geheimrezepte für die Problemlösung. Deutscher Management Verlag, Herrieden.

Verwandte Konzepte

• PDCA, Systematischer Verbesserungszyklus, dem die vier Stufen folgen.
• Problem, Definition des Problems als Ausgangspunkt der Methode.
• A3-Report, Erweiterte Methode zur strukturierten Problemdokumentation.
• Ishikawa-Diagramm, Werkzeug für die Ursachenanalyse in Stufe 2.
• 5-Warum-Analyse, Methode zur Ermittlung der Grundursache.
• Fokussierte Verbesserung, TPM-Säule, in der die Methode eingesetzt wird.
• Kaizen, Kontinuierliche Verbesserung als übergeordneter Rahmen.