Was ist "Akafuda-Karte"?

Die Akafuda-Karte (japanisch: aka = rot, fuda = Karte bzw. Schild) ist ein visuelles Hilfsmittel der 5S-Methode, das im Rahmen der ersten Stufe „Seiri“ (Sortieren) eingesetzt wird. Im deutschsprachigen Raum ist das Werkzeug auch unter den Bezeichnungen „Rote Karte“ oder „Red Tag“ bekannt. Bei einer Akafuda-Aktion werden rote Karten an Gegenstände, Werkzeuge, Materialien oder Einrichtungen geheftet, die im jeweiligen Arbeitsbereich nicht oder nicht mehr benötigt werden. Die Markierung signalisiert, dass der betreffende Gegenstand zur Diskussion steht und über sein weiteres Verbleiben entschieden werden muss. Die Akafuda-Karte bildet damit den operativen Kern der ersten S-Stufe und ist ein unverzichtbares Instrument für jede strukturierte 5S-Einführung.

Ursprung und Einordnung in die 5S-Methode

Die 5S-Methode wurde in den 1950er-Jahren bei Toyota als Teil des Toyota-Produktionssystems entwickelt. Die fünf S stehen für Seiri (Sortieren), Seiton (Systematisieren), Seiso (Säubern), Seiketsu (Standardisieren) und Shitsuke (Selbstdisziplin). Sie bauen aufeinander auf und verfolgen das Ziel, einen sicheren und effizienten Arbeitsplatz zu schaffen.

Die Akafuda-Karte ist dem ersten S, Seiri, zugeordnet. In dieser Phase wird zwischen notwendigen und überflüssigen Gegenständen unterschieden. Die rote Karte dient als visueller Marker, der den Entscheidungsprozess strukturiert und transparent macht. Sie ermöglicht es, Gegenstände zu kennzeichnen, ohne sie sofort entsorgen zu müssen, ein wichtiger Aspekt, da nicht immer sofort klar ist, ob ein Gegenstand noch gebraucht wird.

Kernerkenntnis: Die Akafuda-Karte ist kein reines Aufräumwerkzeug, sondern ein Instrument zur systematischen Entscheidungsfindung. Sie macht sichtbar, was infrage gestellt wird, und schafft eine gemeinsame Diskussionsgrundlage im Team. Der Schwerpunkt liegt auf dem bewussten Hinterfragen des Status quo am Arbeitsplatz.

Aufbau und Gestaltung einer Akafuda-Karte

Eine typische Akafuda-Karte ist als auffälliger, rot gefärbter Anhänger oder Aufkleber gestaltet, der sofort ins Auge fällt. Die Signalfarbe Rot wurde bewusst gewählt, weil sie universell als Warnung oder Handlungsaufforderung verstanden wird. Auf der Vorderseite der Karte werden in der Regel folgende Informationen festgehalten:

• Bezeichnung des Gegenstands: Eine kurze, eindeutige Beschreibung des markierten Objekts, damit jeder Mitarbeiter erkennen kann, worum es sich handelt.
• Fundort und Datum: Angabe, wo der Gegenstand vorgefunden wurde und wann die rote Karte angebracht wurde. Diese Information ist wichtig für die spätere Auswertung und Nachverfolgung.
• Kategorie: Einordnung des Gegenstands in eine Kategorie, beispielsweise Werkzeug, Rohmaterial, Halbfertigprodukt, Dokument, persönlicher Gegenstand oder Einrichtungsgegenstand.
• Grund der Markierung: Angabe, warum der Gegenstand infrage gestellt wird, etwa weil er defekt ist, nicht mehr verwendet wird, am falschen Ort liegt oder in zu großer Menge vorhanden ist.
• Entscheidung und Maßnahme: Auf der Rückseite der Karte kann ein Maßnahmenplan mit der geplanten Aktion (entsorgen, verlagern, reparieren, zurückgeben) und dem verantwortlichen Mitarbeiter dokumentiert werden.

Standardisierte Akafuda-Karten werden als vorgedruckte Anhänger (ca. 98 × 210 mm, doppelseitig bedruckt) oder als selbstklebende 5S-Aufkleber eingesetzt, wenn Gegenstände nicht auf einen Sammelplatz gebracht werden können.

Ablauf einer Akafuda-Aktion

Eine Akafuda-Aktion findet typischerweise im Rahmen eines „Cleanouts“ statt, einer strukturierten Sortieraktion, die den Auftakt einer 5S-Einführung bildet. Der Ablauf folgt einem systematischen Vorgehen, das voreilige Entscheidungen verhindert und gleichzeitig sicherstellt, dass keine überflüssigen Gegenstände am Arbeitsplatz verbleiben.

Phase 1: Vorbereitung

Vor dem Cleanout wird der Arbeitsbereich in kleine Abschnitte unterteilt, denen jeweils Mitarbeitergruppen zugeordnet werden. Ein 5S-Team bereitet die Hilfsmittel vor, rote Karten, Sammellisten, Putzmaterial und Transportmittel. Außerdem wird ein Sammelplatz für fragliche Gegenstände definiert. Die aktuelle Situation wird durch Fotos und ein 5S-Audit dokumentiert, um später den Vorher-Nachher-Vergleich zu ermöglichen (vgl. Teeuwen/Schaller 2017, S. 47–50).

Phase 2: Sortieren und Markieren

In kleinen Gruppen gehen die Mitarbeiter ihren zugewiesenen Bereich systematisch durch. Jeder Gegenstand wird kritisch hinterfragt: Wird er benötigt? Wie oft wird er verwendet? Ist er am richtigen Ort? Ein Entscheidungsmodell hilft bei der Bewertung: Gegenstände, die eindeutig überflüssig sind, werden sofort entsorgt, verkauft oder einer anderen Abteilung angeboten. Gegenstände, bei denen Unsicherheit besteht, erhalten eine rote Karte und kommen auf den Sammelplatz. An Wänden oder am Boden befestigte Gegenstände, die nicht bewegt werden können, werden direkt vor Ort mit einem Akafuda-Aufkleber markiert.

Ein wichtiger Grundsatz lautet: Nicht zu vorsichtig vorgehen. Schränke und Lagerräume sollten komplett geleert und ihr gesamter Inhalt beurteilt werden. Nach dem Cleanout halbvolle Schränke sind erfahrungsgemäß nach wenigen Monaten wieder voll. Deshalb empfiehlt es sich, den verfügbaren Stauraum nach der Sortierung drastisch zu begrenzen, je weniger Lagerraum vorhanden ist, desto weniger Material wird unnötig aufbewahrt.

Phase 3: Auswertung und Entscheidung

Am Ende der Sortierphase beurteilt die Gruppe gemeinsam alle Gegenstände auf dem Sammelplatz. Für jeden Gegenstand wird auf einer Sammelliste festgehalten, ob er behalten wird und wo er seinen festen Platz erhält, oder ob er endgültig entsorgt wird. Gegenstände, die als notwendig eingestuft werden, gehen in die nächste Phase über, das zweite S (Systematisieren). Für den Sammelplatz gilt eine maximale Lagerfrist: Wird ein Gegenstand innerhalb dieser Frist von niemandem beansprucht, kann er offensichtlich entsorgt werden.

Praxistipp: Alles, was während der Akafuda-Aktion zum Wegwerfen bestimmt wurde, sollte noch am selben Tag entsorgt werden. Verzögerungen führen dazu, dass aussortierte Gegenstände wieder zurückgeholt werden und der Effekt der Aktion verpufft.

Einsatzfelder der Akafuda-Karte

Die Akafuda-Karte kommt überall dort zum Einsatz, wo die 5S-Methode angewendet wird. In der Produktion werden rote Karten an Maschinen, Werkzeuge, Ersatzteile und Rohmaterialien geheftet, die nicht mehr benötigt werden oder deren Zustand mangelhaft ist. Besonders bei der Einführung von TPM spielt die Akafuda-Aktion eine zentrale Rolle, da ohne ein standardisiertes Arbeitsumfeld beispielsweise die Optimierung von Rüstzeiten durch SMED wenig Sinn macht.

Im Bürobereich richtet sich die Sortieraktion auf Aktenordner, Unterlagen und Einrichtungsgegenstände. Auch im digitalen Bereich lässt sich das Prinzip übertragen, indem nicht mehr benötigte Dateien systematisch identifiziert und archiviert oder gelöscht werden. In Lagerbereichen helfen rote Karten dabei, überhöhte Bestände und veraltete Materialien zu identifizieren und auf ein Minimum zu reduzieren.

Erfolgsfaktoren und typische Stolpersteine

Der Erfolg einer Akafuda-Aktion hängt von mehreren Faktoren ab. Die aktive Beteiligung der Führungskräfte am Cleanout ist unverzichtbar, wenn der Abteilungsleiter selbst die Ärmel hochkrempelt, signalisiert dies den Mitarbeitern, dass es sich um eine ernsthafte Maßnahme handelt. Ebenso wichtig ist eine klare Zielsetzung: Ohne Bezug zu übergeordneten Unternehmenszielen erzeugt die Aktion kaum nachhaltige Wirkung.

Die Sortieraktion ist immer Teamarbeit. Ein geschulter 5S-Moderator betreut das Cleanout, stellt Fragen und motiviert die Mitarbeiter, nicht zu vorsichtig vorzugehen. Bei persönlichen Arbeitsbereichen wie Werkzeugkästen gilt: Der Moderator gibt Impulse, aber der Mitarbeiter entscheidet selbst. Der Fokus sollte auf gemeinschaftlich genutzten Bereichen liegen. Damit die Aktion kein einmaliges Strohfeuer bleibt, muss sie durch die weiteren S-Stufen, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin, verstetigt werden.

Die Akafuda-Karte im Kontext von TPM und Lean

Im Rahmen von Total Productive Management bildet 5S das Fundament für alle weiteren Säulenaktivitäten. Die 16 Verlustarten, die TPM systematisch erfasst, schließen auch solche ein, die durch unorganisierte Arbeitsplätze entstehen, etwa Bewegungsverluste oder Suchzeiten durch fehlende Standardisierung.

Die Akafuda-Aktion adressiert diese Verluste direkt: Indem überflüssige Gegenstände entfernt werden, sinken die Suchzeiten und Abweichungen vom Soll-Zustand werden früher erkannt. In der Lean-Philosophie entspricht dies der Beseitigung von Muda (Verschwendung), insbesondere überflüssiger Bestände und unnötiger Bewegungen.

Bei allen Programmen im Umfeld von Operational Excellence findet sich die 5S-Methode als Basis. Richtig aufgesetzte 5S-Aktionen mit konsequentem Einsatz der Akafuda-Karte schaffen Aufbruchstimmung und erzeugen sichtbare Veränderungen. Es gilt: Ändert sich das Umfeld, so ändert sich das Verhalten (vgl. Teeuwen/Schaller 2017, S. 7–8).

Visualisierung und die 30-Sekunden-Regel

Die Akafuda-Karte ist Teil eines umfassenden Visualisierungskonzepts, das alle fünf S-Stufen durchzieht. Während die rote Karte in der ersten Stufe Überflüssiges sichtbar macht, kommen in den folgenden Stufen weitere visuelle Hilfsmittel zum Einsatz: Schattenbretter für Werkzeuge, Bodenmarkierungen für Stellplätze und farbcodierte Ordnersysteme. Das übergeordnete Ziel ist die Schaffung eines sich selbst erklärenden Arbeitsplatzes, an dem jeder Mitarbeiter das Benötigte innerhalb von 30 Sekunden finden und zurücklegen kann. Die Akafuda-Aktion legt dafür den Grundstein, indem sie die Zahl der Gegenstände auf das Notwendige reduziert.

Moderne Interpretation und japanische Wurzeln

In der neueren Fachliteratur wird betont, dass 5S kein triviales Aufräumwerkzeug ist, sondern ein Erkenntnisweg für Bedeutsamkeit, Handlungsfähigkeit und Struktur. Die Akafuda-Karte steht am Anfang dieses Weges: Sie schafft Klarheit darüber, was für die Wertschöpfung tatsächlich benötigt wird, und beseitigt alles, was davon ablenkt (vgl. Dürst, Yokoten 02/2023). Auch die japanischen Ursprünge werden in der aktuellen Diskussion stärker beleuchtet: Mari Furukawa-Caspary betont, dass die ersten beiden S, Seiri und Seiton, bei Toyota die mit Abstand wichtigsten sind und alle übrigen Stufen lediglich dazu dienen, die ersten beiden aufrechtzuerhalten. Die Akafuda-Karte als zentrales Werkzeug von Seiri hat damit eine Schlüsselstellung im gesamten 5S-System (vgl. Furukawa-Caspary/Thurlow, Yokoten 04/2021).

Praktische Umsetzungshinweise

• Jeder darf markieren: Grundsätzlich kann jeder Mitarbeiter eine rote Karte an jeden Gegenstand heften, den er infrage stellt. Die endgültige Entscheidung über das Verbleiben trifft das Team gemeinsam.
• Sammelplatz mit Lagerfrist: Ein klar definierter Sammelplatz ist unverzichtbar. Wird ein Gegenstand innerhalb der Frist nicht beansprucht, kann er entsorgt werden.
• Komplett leeren: Schränke, Schubladen und Lagerräume sollten vollständig geleert werden, damit jeder Gegenstand einzeln bewertet werden kann.
• Vorher-Nachher-Fotos: Die Dokumentation durch Fotos ist ein starker Motivator und hilft, den Erfolg gegenüber dem Management zu belegen.
• Sicherheit: In der Produktion müssen Maschinen während des Cleanouts gesichert werden, damit sie nicht versehentlich anlaufen.

Verwandte Konzepte

• 5S: Die Akafuda-Karte ist das zentrale operative Werkzeug der ersten S-Stufe (Seiri/Sortieren) und damit Ausgangspunkt für den gesamten 5S-Prozess.
• Muda: Die Beseitigung überflüssiger Gegenstände adressiert direkt mehrere der sieben Verschwendungsarten, insbesondere unnötige Bestände und Bewegungen.
• Gemba: Die Akafuda-Aktion findet immer am Ort des Geschehens statt, dort, wo die Wertschöpfung tatsächlich stattfindet.
• Visuelles Management: Als visueller Marker ist die rote Karte ein elementarer Baustein des visuellen Managements.
• Kaizen: Die Akafuda-Aktion ist ein konkreter Ausdruck der schrittweisen, kontinuierlichen Verbesserung durch alle Mitarbeiter.

Quellenangaben

Teeuwen, B.; Schaller, C. (2017): 5S, Die Erfolgsmethode zur Arbeitsplatzorganisation. 4., unveränd. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden, S. 7–8, 47–50, 63–66.

Weiterführende Literatur

May, C.; Schimek, P. (2015): Total Productive Management. Grundlagen und Einführung von TPM, oder wie Sie Operational Excellence erreichen. 3. korr. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden.

Teeuwen, B.; Grombach, A. (2019): SMED, Die Erfolgsmethode für schnelles Rüsten und Umstellen. 3. unveränd. Aufl., Deutscher Management Verlag, Herrieden.

OJT Solutions Inc. (2017): Toyotas Geheimrezepte für die Mitarbeiterentwicklung. Übers. v. M. Furukawa-Caspary, CETPM Publishing, Herrieden., Beschreibt 5S als Denkweise und die Bedeutung von Ordnung am Gemba (S. 73–76).

OJT Solutions Inc. (2019): Toyotas Geheimrezepte für die Problemlösung. Übers. v. M. Furukawa-Caspary, Deutscher Management Verlag, Herrieden., Behandelt 5S als Instrument zur Problemsichtbarmachung (S. 74–76).

OJT Solutions Inc. (2023): Toyotas Fehlerlehre, Von der Kunst, Fehler in Erfolge zu verwandeln. Übers. v. M. Furukawa-Caspary, Deutscher Management Verlag, Herrieden., Enthält Bezüge zu Visualisierung und dem Prinzip, Probleme durch Ordnung sichtbar zu machen (S. 75–76).

Verwandte Konzepte

• 5S: Die Akafuda-Karte ist das zentrale operative Werkzeug der ersten S-Stufe (Seiri/Sortieren) und damit Ausgangspunkt für den gesamten 5S-Prozess.
• Muda: Die Beseitigung überflüssiger Gegenstände adressiert direkt mehrere der sieben Verschwendungsarten, insbesondere unnötige Bestände und Bewegungen.
• Gemba: Die Akafuda-Aktion findet immer am Ort des Geschehens statt, dort, wo die Wertschöpfung tatsächlich stattfindet.
• Visuelles Management: Als visueller Marker ist die rote Karte ein elementarer Baustein des visuellen Managements.
• Kaizen: Die Akafuda-Aktion ist ein konkreter Ausdruck der schrittweisen, kontinuierlichen Verbesserung durch alle Mitarbeiter.

Quellenangaben

Teeuwen, B.; Schaller, C. (2017): 5S, Die Erfolgsmethode zur Arbeitsplatzorganisation. 4. unveränd. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden. → Im CETPM-Shop ansehen

May, C.; Schimek, P. (2015): Total Productive Management. Grundlagen und Einführung von TPM, oder wie Sie Operational Excellence erreichen. 3. korr. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden. → Im CETPM-Shop ansehen

Furukawa-Caspary, M.; Thurlow, N. (2021): Über 4S und 5S. In: Yokoten, Ausgabe 04/2021, CETPM GmbH, Herrieden.

Weiterführende Literatur

Dürst, F. (2023): 5S Neu Interpretiert. In: Yokoten, Ausgabe 02/2023, CETPM GmbH, Herrieden.