Lexikon

Forum

Downloads

Shop

Yokoten

Weiterbildung

Mit Seminaren und Workshops vermitteln wir Wissen und bauen Ihre Kompetenzen aus.

Seminare

Zielgruppen

Unternehmer Führungskräfte Spezialisten

Exzellentes Lernsystem

Kompetenzaufbau mit System Lehrfabrik / Lehrbüro Hochschulzertifikate / Masterclasses Umsetzungsturbo Studiengang

Inhouse Seminare

Seminarkalender

Online-Angebote

Seminarberatung

Vernetzung

Unsere Events bieten den passenden Rahmen zum Ausbau Ihres Netzwerks.

Praktikertage Alumni-Treffen ELEC

Umsetzung

Wir machen Ihre Verbesserungsinitiative erfolgreich durch Assessment, Projektmanagement und Coaching.

Das Macher-Konzept Award for Operational Excellence

Unterstützung

Fachbücher aus dem Deutschen Management Verlag und Praxishilfen helfen im betrieblichen Alltag.

Shop

Bücher Praxishilfen Fanartikel

Fachmagazin YOKOTEN

Wissenspool

Videos Forum Lexikon Downloadcenter

Campus for Leaders

Der Treffpunkt für Führungskräfte, die ihre Teams befähigen wollen, die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu meistern.

inspirieren - trainieren - lernen

zum Campus for Leaders

Als renommiertes Institut an der Hochschule Ansbach fördern wir Ihre Entwicklung und machen Sie und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft.

Neuigkeiten Campus Herrieden Vision / Mission Team Trainer

Partner Raumvermietung Anfahrt / Kontakt Keine News mehr verpassen

Operational Excellence

Effizienzsteigerung im gesamten Unternehmen durch Null-Verluste, Null-Stillstände, Null-Fehler und Null-Unfälle unter Einbeziehung aller Mitarbeiter in selbstorganisierten Teams. Ein System, das betriebliche Verbesserungsansätze wie Lean, TPM, Six Sigma, Kaizen und KVP vereint.

Zurück

OpEx Strategie OpEx Expert OpEx Master mit Hochschulzertifikat OpEx / TPM / Lean Leader

Hoshin Kanri – strategische Unternehmensausrichtung Übersicht aller Seminare
dieses Kompetenzbereichs

TPM / Instandhaltung

Hier geht es um die produktivitätsorientierte Instandhaltung zur Steigerung der Maschinen- und Anlageneffektivität unter Einbeziehung der Produktionsmitarbeiter/Werker. Autonome und geplante Instandhaltung sind die zentralen Themen dieses Kompetenzbereichs.

Zurück

TPM kompakt TPM Expert TPM Instruktor mit Hochschulzertifikat Instandhaltungsmanager mit Hochschulzertifikat (Maintenance Master) TPM Master advanced Geplante Instandhaltung intensiv (Planned Maintenance Expert) Maschinenausfälle erfolgreich verhindern mit Vorbeugender Instandhaltung

Systematische Fehlersuche an Maschinen und Anlagen Effektive Instandhaltung durch Shopfloor Management und Prozesseffizienz Professionelle Arbeitsvorbereitung in der Instandhaltung Smarte Instandhaltung - Best Practices für die Zukunft Agile Instandhaltung Übersicht aller Seminare
dieses Kompetenzbereichs

Lean Management

Optimierung von Produktion und Administration entlang des gesamten Wertstroms mit dem Ziel, den Kundennutzen zu maximieren und Verschwendung zu minimieren. Zentral sind dabei das Fluss- und das Pull-Prinzip sowie das Streben nach Perfektion.

Zurück

Lean Production Methoden Lean Production Expert Lean Production Master mit Hochschulzertifikat Lean Production Master advanced Wertstrom-Management Rüstzeitoptimierung (SMED) Heijunka – Glätten und Nivellieren Lean Logistik Einfachautomatisierung mit Karakuri Systematische Problemlösung

5S & Visuelles Management Lean in der Entwicklung Lean Administration intensiv Lean Administration Master mit Hochschulzertifikat Agiles Prozessmanagement in der Verwaltung Makigami – effiziente Prozesse in administrativen Bereichen Lean Management Controlling Ideenmanagement kompakt Übersicht aller Seminare
dieses Kompetenzbereichs

Qualität & Six Sigma

In diesem Kompetenzbereich geht es darum, eine optimale Qualität sicherzustellen, um die Kundenzufriedenheit zu erhalten und zu steigern. Six Sigma ist dafür eine bewährte Methode. Weiterhin finden Sie hier Seminare zu den vielfältigen Themen der Qualitätssicherung.

Zurück

Qualitätssicherungsexperte Null Fehler sind machbar Arithmetische und Statistische Tolerierung in der industriellen Praxis Six Sigma Yellow Belt Six Sigma Green Belt mit Hochschulzertifikat Six Sigma Black Belt mit Hochschulzertifikat

Design for Six Sigma (DfSS) - Green Belt mit Hochschulzertifikat Design of Experiments (DoE) Lean Six Sigma Green Belt Lean Six Sigma Black Belt Übersicht aller Seminare
dieses Kompetenzbereichs

Führungskompetenz und persönliche Entwicklung

Heutzutage ist Führung gefragt, die Anpassungsfähigkeit und Kreativität systematisch weiterentwickelt - Führung die Freiraum gibt, die inspiriert, die Selbstmotivation ermöglicht und Menschen befähigt, über sich hinaus zu wachsen. In diesem Kompetenzbereich finden Sie dazu die passenden Seminare.

Zurück

Projektmanagement kompakt Agile Moderation & Facilitation Erfolgreiche Kommunikation mit dem Process Communication Model® (PCM) Führen ohne disziplinarische Macht Der Meister als Führungskraft und Coach In schwierigen Situationen wirkungsvoll kommunizieren Fit für die Führung - Qualifizierungsprogramm mit Hochschulzertifikat Führung im Wandel Der moderne Fertigungsleiter Werkleiter mit Hochschulzertifikat (Plant Manager) Shopfloor Management Digitales Shopfloor Management Digitale Transformation in der Industrie Change Management kompakt

Change Coach Agiles Coaching | Lean Coaching Systemischer Coach mit Hochschulzertifikat Professioneller Business Coach mit Hochschulzertifikat Systemische Organisationsentwicklung Expert Debriefing – Wissen sichern, bevor es verloren geht KATA Impuls (Online) KATA-Onlinekurs KATA live in der Lehrfabrik Führen & Coachen - Stufe 1 Führen & Coachen – Stufe 2 Smart Humanities Übersicht aller Seminare
dieses Kompetenzbereichs

Künstliche Intelligenz (KI)

Künstliche Intelligenz (KI) transformiert Branchen, revolutioniert Arbeitsweisen und schafft völlig neue Geschäftsmodelle. Mit unserem Weiterbildungsprogramm rüsten wir Sie mit dem notwendigen Wissen und den Werkzeugen aus, um die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu gestalten.

Zurück

Einführung in Künstliche Intelligenz und generative KI für Führungskräfte Grundlagen der KI für Entscheidungsträger Prompt Engineering für generative KI-Systeme

KI-Anwendungen in Produktion und Logistik Übersicht aller Seminare
dieses Kompetenzbereichs

Weiterbildung

Seminare

Operational Excellence TPM / Instandhaltung Lean Management Qualität & Six Sigma Führungskompetenz und persönliche Entwicklung Künstliche Intelligenz (KI) KATA

Zielgruppen

Unternehmer Führungskräfte Spezialisten

Exzellentes Lernsystem

Kompetenzaufbau mit System Lehrfabrik / Lehrbüro Hochschulzertifikate / Masterclasses Umsetzungsturbo Studiengang

Inhouse Seminare

Seminarkalender

Online-Angebote

Seminarberatung

Umsetzung

Das Macher-Konzept Award for Operational Excellence

Vernetzung

Praktikertage Alumni-Treffen ELEC

Unterstützung

Bücher Fachmagazin YOKOTEN Praxishilfen Fanartikel Videos Forum Lexikon Downloadcenter

Campus for Leaders

Über Uns

Neuigkeiten Campus Herrieden Vision / Mission Team Trainer Partner Raumvermietung Anfahrt / Kontakt Keine News mehr verpassen

Zurück zur Übersicht

CETPM-ForumCETPM-Forum: CETPM-ForumAufgabenflut im Projektmanagement

Du musst dich anmelden um Beiträge und Themen zu erstellen.

Aufgabenflut im Projektmanagement

#1 · 26. Oktober 2015, 11:58

Sehr geehrte Damen und Herren,

leider ist bei uns im Haus noch kein eigenständiges Programm installiert, durch das man die Flut an Informationen und Aufgaben bewältigen kann und diese besser strukturieren kann.

Aktuell stehe ich immer wieder vor dem Problem, dass mir die Zeit fehlt, Festlegungen aus Protokoll in meine eigene Open Point List zu überführen, um wichtige Aufgaben nicht aus dem Auge zu verlieren oder diese abzuarbeiten.
Selbst wenn ich alle Aufgaben in einem "zentralen" Buch zusammenfasse, bleibt die Arbeit nach Besprechung (d.h. Überführung des Besprochenen in das Buch) weiter vorhanden. Ein weiterer Nachteil ist – die alte Welt der Medien hat noch keine Suchfunktion.

Was sind Ihre Erfahrungen? Wie kann man den Arbeitstag und die Flut an Informationen, Festlegungen und Aufgaben besser organisieren?

Vielen Dank und schöne Grüße
André Neumann

#2 · 27. Oktober 2015, 6:11

Zitat von Michael Meiss am 27. Oktober 2015, 6:11 Uhr
Guten Morgen Herr Neumann und alle Leser im Forum,

mit der Lösung der von Hr. Neumann geschilderten Problemstellung befasse ich mich seit vielen Jahren, in denen ich als interner Multiprojekt-Manager bzw. zentraler Prozessmanager als Angestellter tätig war bzw. seit nunmehr über 13 Jahre als externer Trainer, Coach tätig bin.

Ich habe jahrelang die Flut an Informationen, Festlegungen und Aufgaben in Access-Datenbanken verwaltet. Das ging prinzipiell sehr gut, solange Mitarbeiter die Daten nicht bearbeiten mussten. Eine Bearbeitung ist hier zum Beispiel das Setzen des Erledigungsstatus einer Aufgabe durch den Verantwortlichen auf 100 % oder das Notieren eines Hinweises zur Aufgabe.

Mit dem Produkt SharePoint ab der Version 2010 (bzw. vergleichbaren Produkten) besteht jetzt die Möglichkeit, alle Anforderungen an die Informations- und Datenverwaltung rund um die Organisation der Excellence-/Lean-Transformation inkl. der über Berechtigungen hervorragend gesteuerten Möglichkeit der Bearbeitung der Daten durch alle Mitarbeiter abzubilden. Das Beste daran ist, dies ist keine eigenständige Software mit allen bekannten Folgekosten. Es ist lediglich die Anwendung einer Standardsoftware vergl. zur Nutzung von Excel.
In einer Mustervorlage eines Informationsportals sind alle mir aus meiner eigenen Tätigkeit bekannten, benötigten Funktionen abgebildet.

Unter anderem gibt es hier die Funktion des „dynamischen Protokolls“. Hier werden einfach die Informations-Bestandteile eines Protokolls zu einer Besprechung in verschiedenen Tabellen im Portal abgelegt und danach wieder zu einem druckbaren Protokoll mit allen Informations-Bestandteilen zusammengeführt. Das Protokoll sieht im Druck genauso aus, wie ein Protokoll, welches z.B. als Word-Dokument oder auch auf einem Flipchart erstellt wird. Der Aufwand zum Schreiben des Protokolls ist durch die Bedienerfreundlichkeit von SharePoint nicht höher als beim Schreiben des Protokolls in einer Word-Vorlage.
Dabei werden aber alle im Unternehmen anfallenden Aufgaben direkt in nur genau eine einzige Tabelle „Aufgaben“ geschrieben. In dieser Tabelle gibt es dann Verweise (Felder) mit der Information, aus welcher Quelle (hier eine Besprechung) diese Aufgabe stammt. Eine Überführung der Aufgaben in eine persönliche Übersicht eines Mitarbeiters ist nicht notwendig. Das ist einfach nur ein Filter auf die große Menge der Aufgaben in der einen zentralen Liste auf das Feld „Verantwortlicher“.

Gerne stelle das Informationsportal mit dieser und vielen weiteren Funktionen in einem online-Meeting vor. Interessierte senden mir bitte einfach eine Nachricht zur Vereinbarung eines Termins. Gerne kann auch über das CETPM eine zentrale Vorstellung live vor Ort organisiert werden.

Mit freundlichen Grüßen
Michael Meiss

Guten Morgen Herr Neumann und alle Leser im Forum,

mit der Lösung der von Hr. Neumann geschilderten Problemstellung befasse ich mich seit vielen Jahren, in denen ich als interner Multiprojekt-Manager bzw. zentraler Prozessmanager als Angestellter tätig war bzw. seit nunmehr über 13 Jahre als externer Trainer, Coach tätig bin.

Ich habe jahrelang die Flut an Informationen, Festlegungen und Aufgaben in Access-Datenbanken verwaltet. Das ging prinzipiell sehr gut, solange Mitarbeiter die Daten nicht bearbeiten mussten. Eine Bearbeitung ist hier zum Beispiel das Setzen des Erledigungsstatus einer Aufgabe durch den Verantwortlichen auf 100 % oder das Notieren eines Hinweises zur Aufgabe.

Mit dem Produkt SharePoint ab der Version 2010 (bzw. vergleichbaren Produkten) besteht jetzt die Möglichkeit, alle Anforderungen an die Informations- und Datenverwaltung rund um die Organisation der Excellence-/Lean-Transformation inkl. der über Berechtigungen hervorragend gesteuerten Möglichkeit der Bearbeitung der Daten durch alle Mitarbeiter abzubilden. Das Beste daran ist, dies ist keine eigenständige Software mit allen bekannten Folgekosten. Es ist lediglich die Anwendung einer Standardsoftware vergl. zur Nutzung von Excel.
In einer Mustervorlage eines Informationsportals sind alle mir aus meiner eigenen Tätigkeit bekannten, benötigten Funktionen abgebildet.

Unter anderem gibt es hier die Funktion des „dynamischen Protokolls“. Hier werden einfach die Informations-Bestandteile eines Protokolls zu einer Besprechung in verschiedenen Tabellen im Portal abgelegt und danach wieder zu einem druckbaren Protokoll mit allen Informations-Bestandteilen zusammengeführt. Das Protokoll sieht im Druck genauso aus, wie ein Protokoll, welches z.B. als Word-Dokument oder auch auf einem Flipchart erstellt wird. Der Aufwand zum Schreiben des Protokolls ist durch die Bedienerfreundlichkeit von SharePoint nicht höher als beim Schreiben des Protokolls in einer Word-Vorlage.
Dabei werden aber alle im Unternehmen anfallenden Aufgaben direkt in nur genau eine einzige Tabelle „Aufgaben“ geschrieben. In dieser Tabelle gibt es dann Verweise (Felder) mit der Information, aus welcher Quelle (hier eine Besprechung) diese Aufgabe stammt. Eine Überführung der Aufgaben in eine persönliche Übersicht eines Mitarbeiters ist nicht notwendig. Das ist einfach nur ein Filter auf die große Menge der Aufgaben in der einen zentralen Liste auf das Feld „Verantwortlicher“.

Gerne stelle das Informationsportal mit dieser und vielen weiteren Funktionen in einem online-Meeting vor. Interessierte senden mir bitte einfach eine Nachricht zur Vereinbarung eines Termins. Gerne kann auch über das CETPM eine zentrale Vorstellung live vor Ort organisiert werden.

Mit freundlichen Grüßen
Michael Meiss

#3 · 27. Oktober 2015, 7:56

Kanban könnte eine Lösung sein. Wird bspw. von Tools wie Trello unterstützt. Hängt natürlich von Ihrer IT ab, ob die sowas zulässt und unterstützt. Kanban wird neben der klassischen Anwendung auch in der Software-Entwicklung eingesetzt, um den Fortschritt zu verfolgen, den WIP zu begrenzen. Der schöne Aspekt ist auch die Visualisierung.

#4 · 27. Oktober 2015, 8:05

Die Aufgabenflut ist auch bei uns ständig angestiegen. Im Bereich Projektmanagement vor allem auch mit der Herausforderung dass die Teammitglieder räumlich weit verteilt, teilweise in anderen Standorten arbeiten. Hier arbeiten wir mit "Tasklisten" in SharePoint. Über Seitenberechtigungen haben alle erforderlichen Mitarbeiter Zugriff und da Fälligkeitstermine und verantwortliche eingetragen sind, kann man nach eigenen Aufgaben filtern. Das ist ein guter Anfang für elektronische Datenzusammenführung und Übersicht. Mit der Email-Flut kämpfen wir genauso.

#5 · 27. Oktober 2015, 8:54

wie Frau Linke schreibt, SharePoint wird mittlerweile von Unternehmen zur Organisation der zu verwaltenden Aufgaben eingesetzt und ist optimal insbesondere bei Teammitgliedern in räumlich weit verteilten Standorten. Genau aus dieser Welt (Prozessmanager in Unternehmen mit ca. 15 Standorten weltweit) stammen meine Erfahrungen, die ich im Musterportal von Meiss & Partner unter SharePoint abgebildet habe. Ich arbeite allerdings nicht mit mehreren "Tasklisten" auf einzelnen Seiten, sondern nur mit genau einer "Taskliste", die entsprechend gefiltert als Webpart dann auf den entsprechenden einzelnen Seiten eingebunden ist. Das ist schon ein technischer Aspekt der Umsetzung, der aus diversen Punkten so viele Vorteile bietet. Die "interne E-Mail-Flut" kann man übrigens mit einem SharePoint-Portal sehr gut, aus Erfahrungen so um die ca. 30 - 40 Prozent, sehr schnell und einfach reduzieren.

Mit freundlichen Grüßen
Michael Meiss