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Operational Excellence

Effizienzsteigerung im gesamten Unternehmen durch Null-Verluste, Null-Stillstände, Null-Fehler und Null-Unfälle unter Einbeziehung aller Mitarbeiter in selbstorganisierten Teams. Ein System, das betriebliche Verbesserungsansätze wie Lean, TPM, Six Sigma, Kaizen und KVP vereint.

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TPM / Instandhaltungsmanagement

Hier geht es um die produktivitätsorientierte Instandhaltung zur Steigerung der Maschinen- und Anlageneffektivität unter Einbeziehung der Produktionsmitarbeiter/Werker. Autonome und geplante Instandhaltung sind die zentralen Themen dieses Kompetenzbereichs.

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Führungskompetenz

Heutzutage ist Führung gefragt, die Anpassungsfähigkeit und Kreativität systematisch weiterentwickelt - Führung die Freiraum gibt, die inspiriert, die Selbstmotivation ermöglicht und Menschen befähigt, über sich hinaus zu wachsen. In diesem Kompetenzbereich finden Sie dazu die passenden Seminare.

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Persönliche Entwicklung

Persönliche Fähigkeiten wie z. B. Kommunikationskompetenz, Projektmanagementkompetenz und Coaching-Kompetenz sind wichtige Bausteine, um in der veränderten Geschäftswelt beruflich erfolgreich zu sein. Die Seminare in diesem Kompetenzbereich helfen Ihnen, sich zielgerichtet weiterzuentwickeln.

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Aufgabenflut im Projektmanagement

Sehr geehrte Damen und Herren,

leider ist bei uns im Haus noch kein eigenständiges Programm installiert, durch das man die Flut an Informationen und Aufgaben bewältigen kann und diese besser strukturieren kann.

Aktuell stehe ich immer wieder vor dem Problem, dass mir die Zeit fehlt, Festlegungen aus Protokoll in meine eigene Open Point List zu überführen, um wichtige Aufgaben nicht aus dem Auge zu verlieren oder diese abzuarbeiten.
Selbst wenn ich alle Aufgaben in einem "zentralen" Buch zusammenfasse, bleibt die Arbeit nach Besprechung (d.h. Überführung des Besprochenen in das Buch) weiter vorhanden. Ein weiterer Nachteil ist – die alte Welt der Medien hat noch keine Suchfunktion.

Was sind Ihre Erfahrungen? Wie kann man den Arbeitstag und die Flut an Informationen, Festlegungen und Aufgaben besser organisieren?

Vielen Dank und schöne Grüße
André Neumann

Guten Morgen Herr Neumann und alle Leser im Forum,

mit der Lösung der von Hr. Neumann geschilderten Problemstellung befasse ich mich seit vielen Jahren, in denen ich als interner Multiprojekt-Manager bzw. zentraler Prozessmanager als Angestellter tätig war bzw. seit nunmehr über 13 Jahre als externer Trainer, Coach tätig bin.

Ich habe jahrelang die Flut an Informationen, Festlegungen und Aufgaben in Access-Datenbanken verwaltet. Das ging prinzipiell sehr gut, solange Mitarbeiter die Daten nicht bearbeiten mussten. Eine Bearbeitung ist hier zum Beispiel das Setzen des Erledigungsstatus einer Aufgabe durch den Verantwortlichen auf 100 % oder das Notieren eines Hinweises zur Aufgabe.

Mit dem Produkt SharePoint ab der Version 2010 (bzw. vergleichbaren Produkten) besteht jetzt die Möglichkeit, alle Anforderungen an die Informations- und Datenverwaltung rund um die Organisation der Excellence-/Lean-Transformation inkl. der über Berechtigungen hervorragend gesteuerten Möglichkeit der Bearbeitung der Daten durch alle Mitarbeiter abzubilden. Das Beste daran ist, dies ist keine eigenständige Software mit allen bekannten Folgekosten. Es ist lediglich die Anwendung einer Standardsoftware vergl. zur Nutzung von Excel.
In einer Mustervorlage eines Informationsportals sind alle mir aus meiner eigenen Tätigkeit bekannten, benötigten Funktionen abgebildet.

Unter anderem gibt es hier die Funktion des „dynamischen Protokolls“. Hier werden einfach die Informations-Bestandteile eines Protokolls zu einer Besprechung in verschiedenen Tabellen im Portal abgelegt und danach wieder zu einem druckbaren Protokoll mit allen Informations-Bestandteilen zusammengeführt. Das Protokoll sieht im Druck genauso aus, wie ein Protokoll, welches z.B. als Word-Dokument oder auch auf einem Flipchart erstellt wird. Der Aufwand zum Schreiben des Protokolls ist durch die Bedienerfreundlichkeit von SharePoint nicht höher als beim Schreiben des Protokolls in einer Word-Vorlage.
Dabei werden aber alle im Unternehmen anfallenden Aufgaben direkt in nur genau eine einzige Tabelle „Aufgaben“ geschrieben. In dieser Tabelle gibt es dann Verweise (Felder) mit der Information, aus welcher Quelle (hier eine Besprechung) diese Aufgabe stammt. Eine Überführung der Aufgaben in eine persönliche Übersicht eines Mitarbeiters ist nicht notwendig. Das ist einfach nur ein Filter auf die große Menge der Aufgaben in der einen zentralen Liste auf das Feld „Verantwortlicher“.

Gerne stelle das Informationsportal mit dieser und vielen weiteren Funktionen in einem online-Meeting vor. Interessierte senden mir bitte einfach eine Nachricht zur Vereinbarung eines Termins. Gerne kann auch über das CETPM eine zentrale Vorstellung live vor Ort organisiert werden.

Mit freundlichen Grüßen
Michael Meiss

Kanban könnte eine Lösung sein. Wird bspw. von Tools wie Trello unterstützt. Hängt natürlich von Ihrer IT ab, ob die sowas zulässt und unterstützt. Kanban wird neben der klassischen Anwendung auch in der Software-Entwicklung eingesetzt, um den Fortschritt zu verfolgen, den WIP zu begrenzen. Der schöne Aspekt ist auch die Visualisierung.

Die Aufgabenflut ist auch bei uns ständig angestiegen. Im Bereich Projektmanagement vor allem auch mit der Herausforderung dass die Teammitglieder räumlich weit verteilt, teilweise in anderen Standorten arbeiten. Hier arbeiten wir mit "Tasklisten" in SharePoint. Über Seitenberechtigungen haben alle erforderlichen Mitarbeiter Zugriff und da Fälligkeitstermine und verantwortliche eingetragen sind, kann man nach eigenen Aufgaben filtern. Das ist ein guter Anfang für elektronische Datenzusammenführung und Übersicht. Mit der Email-Flut kämpfen wir genauso.

wie Frau Linke schreibt, SharePoint wird mittlerweile von Unternehmen zur Organisation der zu verwaltenden Aufgaben eingesetzt und ist optimal insbesondere bei Teammitgliedern in räumlich weit verteilten Standorten. Genau aus dieser Welt (Prozessmanager in Unternehmen mit ca. 15 Standorten weltweit) stammen meine Erfahrungen, die ich im Musterportal von Meiss & Partner unter SharePoint abgebildet habe. Ich arbeite allerdings nicht mit mehreren "Tasklisten" auf einzelnen Seiten, sondern nur mit genau einer "Taskliste", die entsprechend gefiltert als Webpart dann auf den entsprechenden einzelnen Seiten eingebunden ist. Das ist schon ein technischer Aspekt der Umsetzung, der aus diversen Punkten so viele Vorteile bietet. Die "interne E-Mail-Flut" kann man übrigens mit einem SharePoint-Portal sehr gut, aus Erfahrungen so um die ca. 30 - 40 Prozent, sehr schnell und einfach reduzieren.

Mit freundlichen Grüßen
Michael Meiss

Ich könnte Ihnen eine günstige Software dazu anbieten. Weitere Informationen dazu finden Sie hier: http://www.thielen.biz/zielvereinbarungen.htm

Wenn Sie mögen, könnten Sie unverbindlich eine DEMO Version testen.

Hallo Zusammen,

vielen Dank für die Tipps.
SharePoint sieht sehr interessant aus. Hierauf setze ich unsere EDV mal an dies zu bewerten / erproben.

Allen ein schönes Wochenende!

Andre Neumann

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