Was ist "WiP-Limit"?

Das WiP-Limit (Work-in-Process-Limit oder Work-in-Progress-Limit) begrenzt die Anzahl gleichzeitig bearbeiteter Aufgaben, Werkstücke oder Aufträge in einem Prozess oder Prozessabschnitt. Es ist ein Kernkonzept in Kanban-Systemen und dient dazu, Überlastung zu vermeiden, Durchlaufzeiten zu verkürzen und den Fluss der Wertschöpfung zu verstetigen. Die konsequente Begrenzung des WiP (Work in Process) zwingt Organisationen dazu, Engpässe sichtbar zu machen und diese systematisch zu beseitigen.

Warum WiP begrenzen?

Der Zusammenhang zwischen WiP und Durchlaufzeit wird durch Littles Gesetz beschrieben: Die Durchlaufzeit entspricht dem WiP geteilt durch den Durchsatz. Steigt der WiP, steigt proportional die Durchlaufzeit, selbst wenn der Durchsatz konstant bleibt. In der Praxis bedeutet das: Jedes zusätzliche Werkstück, das in einen Prozess eingelastet wird, verlängert die Wartezeit für alle anderen Werkstücke. WiP-Limits verhindern diese Aufschaukelung, indem sie die Einlastung begrenzen.

Darüber hinaus machen WiP-Limits Probleme sichtbar. Wenn ein Prozessschritt sein WiP-Limit erreicht hat, dürfen keine weiteren Aufgaben angenommen werden. Der vorgelagerte Prozess muss warten, und genau diese Blockade lenkt die Aufmerksamkeit auf den Engpass. Ohne WiP-Limit würden Probleme durch hohe Bestände verdeckt, weil immer genügend Material zum Weiterarbeiten vorhanden wäre. In der japanischen Praxis wird diese Philosophie als „den Wasserstand senken, um die Felsen sichtbar zu machen“ beschrieben, ein klassisches Lean-Bild für die Wirkung von Bestandsreduzierung.

WiP-Limits in Kanban-Systemen

In Kanban-Systemen wird das WiP-Limit durch die Anzahl der im Umlauf befindlichen Kanban-Karten oder -Behälter physisch begrenzt. Wenn alle Kanbans im Umlauf sind, darf der vorgelagerte Prozess nicht weiter produzieren, bis ein Kanban zurückkommt. Dieses einfache, visuelle Steuerungsprinzip ist äußerst wirkungsvoll, setzt aber eine konsequente Einhaltung der Regeln voraus: Ohne Kanban wird weder produziert noch transportiert.

Eine häufig unterschätzte Regel ist die fortlaufende Reduzierung der Kanban-Anzahl. Viele Unternehmen berechnen bei der Einführung eines Kanban-Systems die initiale Kanban-Zahl anhand von Formeln, die Sicherheitsbestände berücksichtigen. Diese Sicherheitsbestände sollten jedoch als Ausgangspunkt für Verbesserung verstanden werden, nicht als Dauerzustand. In Japan ist die Reduzierung der Kanban-Anzahl Gegenstand ständiger Verbesserungsaktivitäten, damit wird Kanban zu einem echten Lean-Werkzeug.

WiP-Limits in der Administration

Das Konzept der WiP-Begrenzung ist nicht auf die Produktion beschränkt. In administrativen Prozessen, in der Softwareentwicklung und im Projektmanagement werden WiP-Limits genutzt, um die Multitasking-Falle zu vermeiden. Studien zeigen, dass jede zusätzliche parallele Aufgabe die Produktivität überproportional reduziert, weil der Kontextwechsel zwischen Aufgaben kognitive Ressourcen verbraucht. Auf Kanban-Boards in der Administration werden WiP-Limits typischerweise als Zahl über jeder Spalte angegeben, die anzeigt, wie viele Aufgaben sich maximal gleichzeitig in diesem Status befinden dürfen.

Bei der GRIMME Landmaschinenfabrik wird dieses Prinzip im Management Information Center angewandt: Alle Teams können ein Verbesserungsprojekt einbringen, doch die Anzahl der gleichzeitig aktiven Projekte ist begrenzt. Sind alle Plätze belegt, muss gewartet werden, bis ein Projekt abgeschlossen ist, eine bewusste Lastbegrenzung für die Veränderungskapazitäten der Organisation.

Praxistipp: Beginnen Sie mit einem WiP-Limit, das leicht unter dem aktuellen Bestand liegt. Senken Sie das Limit schrittweise ab und nutzen Sie jede Blockade als Anlass für eine Ursachenanalyse. Das WiP-Limit ist kein statischer Wert, sondern ein Verbesserungshebel, der regelmäßig angepasst wird.

Festlegung des optimalen WiP-Limits

Die Bestimmung des richtigen WiP-Limits ist eine pragmatische Aufgabe, keine mathematische Optimierung. Ein zu hohes Limit hat keine Wirkung, der Prozess verhält sich wie ein System ohne Begrenzung. Ein zu niedriges Limit führt zu häufigen Blockaden, die den Fluss unterbrechen, ohne dass die zugrunde liegenden Probleme schnell genug gelöst werden können. Als Faustregel gilt: Das WiP-Limit sollte so gewählt werden, dass es gelegentlich zu Blockaden kommt, die jedoch innerhalb kurzer Zeit aufgelöst werden können. Mit zunehmender Problemlösungsfähigkeit kann das Limit weiter abgesenkt werden.

In der Produktion orientiert sich das WiP-Limit häufig am Kundentakt und an der Zykluszeit der einzelnen Prozessschritte. Am Taktgeber, dem Prozess, der den Rhythmus der gesamten Wertschöpfungskette vorgibt, ist die Begrenzung des WiP besonders kritisch, weil jede Minute Verzögerung dort die gesamte Kette betrifft. In administrativen Prozessen leitet sich das WiP-Limit aus der Kapazität des Teams und der angestrebten Durchlaufzeit ab.

Weiterführende Literatur

May, C.; Schimek, P. (2015): Total Productive Management. 3. korr. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden. insb. S. 116.

Verwandte Konzepte

• Kanban, Signalgesteuertes Nachschubsystem, dessen Kartenanzahl das WiP physisch begrenzt.
• Pull-Prinzip, Bedarfsgesteuerte Steuerung, die durch WiP-Limits realisiert wird.
• Taktgeber, Schrittmacher-Prozess, an dem die WiP-Begrenzung besonders kritisch ist.
• Heijunka, Produktionsnivellierung, die in Kombination mit WiP-Limits den Fluss glättet.
• Wertstromanalyse, Methode zur Identifikation von Beständen und zur Dimensionierung von WiP-Limits.
• KVP, Kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der durch sinkende WiP-Limits angetrieben wird.