Was ist "Swim-Lane-Diagramm"?

Ein Swim-Lane-Diagramm (auch Schwimmbahn-Diagramm oder Responsibility-Chart) ist eine erweiterte Form des Flussdiagramms, bei der die einzelnen Prozessschritte in horizontale oder vertikale Bahnen, sogenannte Lanes, eingeordnet werden. Jede Bahn ist einer bestimmten Verantwortlichkeit zugewiesen, typischerweise einer Abteilung, Rolle oder einem Team. Durch diese Zuordnung wird auf einen Blick sichtbar, wer für welchen Prozessschritt zuständig ist und an welchen Stellen Verantwortlichkeiten wechseln. Swim-Lane-Diagramme sind besonders wertvoll für die Analyse funktionsübergreifender Prozesse, bei denen Reibungsverluste häufig an den Übergabepunkten zwischen Bereichen entstehen.

Aufbau und Struktur

Das Swim-Lane-Diagramm gliedert die Darstellungsfläche in parallele Bahnen, die jeweils mit dem Namen des verantwortlichen Akteurs beschriftet sind. Der Prozessablauf wird durch Standardsymbole der Flussdiagramm-Notation dargestellt: Rechtecke für Aktivitäten, Rauten für Entscheidungen und Pfeile für den Ablauf. Ein Prozessschritt wird in diejenige Bahn eingezeichnet, die den verantwortlichen Akteur repräsentiert. Pfeile, die von einer Bahn in eine andere führen, zeigen Übergaben und Schnittstellen an, genau jene Stellen, an denen in der Praxis am häufigsten Informationsverluste, Wartezeiten und Missverständnisse auftreten.

Die Bahnen können horizontal oder vertikal angeordnet werden. In der horizontalen Variante verlaufen die Bahnen von links nach rechts, wobei jeder Akteur eine eigene Zeile erhält. In der vertikalen Variante verlaufen sie von oben nach unten mit Akteuren als Spalten. Beide Varianten sind inhaltlich gleichwertig; die Wahl hängt von der Anzahl der Akteure und der Prozesskomplexität ab. Für Prozesse mit wenigen Akteuren und vielen sequenziellen Schritten eignet sich die horizontale Darstellung, für Prozesse mit vielen parallelen Aktivitäten die vertikale.

Einsatz in der Prozessanalyse

Im Kontext von Lean Management und kontinuierlicher Verbesserung dient das Swim-Lane-Diagramm als Analysewerkzeug für funktionsübergreifende Prozesse. Es macht drei Arten von Problemen sichtbar, die in konventionellen Flussdiagrammen verborgen bleiben: Erstens zeigt es übermäßig viele Übergaben zwischen Bahnen, die auf organisatorische Fragmentierung hinweisen. Zwens werden Rückschleifen sichtbar, bei denen ein Vorgang zwischen Bereichen hin- und hergeschoben wird, weil Zuständigkeiten unklar sind. Drittens offenbart die Darstellung Engpässe, wenn eine einzelne Bahn deutlich mehr Prozessschritte enthält als die anderen.

Ein typisches Anwendungsbeispiel ist die Analyse eines Auftragsabwicklungsprozesses, der Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Produktion, Qualitätssicherung und Versand umfasst. Das Swim-Lane-Diagramm zeigt, dass der Auftrag mehrfach zwischen Abteilungen wechselt und an jeder Schnittstelle Wartezeit entsteht. Die Gesamtdurchlaufzeit setzt sich aus der eigentlichen Bearbeitungszeit und der kumulierten Liegezeit an den Übergabepunkten zusammen. In vielen Fällen macht die Liegezeit über 80 Prozent der Durchlaufzeit aus, ein Verhältnis, das erst durch die visuelle Darstellung im Swim-Lane-Diagramm deutlich wird.

Abgrenzung zu anderen Darstellungsformen

Im Vergleich zum klassischen Flussdiagramm bietet das Swim-Lane-Diagramm den entscheidenden Vorteil der Verantwortlichkeitszuordnung. Ein reines Flussdiagramm zeigt den Ablauf, aber nicht, wer welchen Schritt ausführt. Gegenüber einem Wertstromdiagramm (Wertstrom-Management) fokussiert das Swim-Lane-Diagramm stärker auf organisatorische Verantwortlichkeiten als auf Material- und Informationsflüsse. Während das Wertstromdiagramm Zykluszeiten, Bestände und Taktzeiten erfasst, konzentriert sich das Swim-Lane-Diagramm auf die Frage, welcher Bereich für welche Aktivität zuständig ist und wo Schnittstellen optimiert werden können.

Praxistipp: Beginnen Sie die Erstellung eines Swim-Lane-Diagramms mit einer Begehung vor Ort (Gemba). Befragen Sie die Mitarbeiter in jeder Bahn, was sie tatsächlich tun, welche Informationen sie benötigen und welche Wartezeiten auftreten. Zeichnen Sie den Ist-Prozess auf einem großen Papierbogen mit Haftnotizen, so können Schritte leicht verschoben werden, bis die Darstellung der Realität entspricht.

Optimierung mit Swim-Lane-Diagrammen

Die systematische Verbesserung funktionsübergreifender Prozesse beginnt mit der Analyse des Ist-Swim-Lane-Diagramms. Typische Verbesserungsansätze sind die Reduktion der Anzahl an Übergaben durch Zusammenlegung von Prozessschritten, die Parallelisierung bislang sequenzieller Aktivitäten und die Einführung klarer Standardarbeit an den Schnittstellen. Im Soll-Diagramm sollten Übergaben zwischen Bahnen auf das notwendige Minimum reduziert sein und jede verbleibende Schnittstelle mit definierten Übergabekriterien versehen werden. Dieser Ansatz verbindet die Prozessoptimierung mit dem Kaizen-Gedanken der schrittweisen Verbesserung.

Weiterführende Literatur

Rummler, G. A.; Brache, A. P. (2013): Improving Performance, How to Manage the White Space on the Organization Chart. 3rd ed., Jossey-Bass, San Francisco, insb. S. 45–78.

May, C.; Schimek, P. (2015): Total Productive Management. 3. korr. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden, insb. S. 89–94.

Verwandte Konzepte

• Lean Management, Managementphilosophie mit Fokus auf Fluss und Schnittstellenoptimierung.
• Wertstrom-Management, Analyse des Material- und Informationsflusses als ergänzende Perspektive.
• Standardarbeit, Definierte Vorgaben für Übergaben an Schnittstellen zwischen Bahnen.
• Kaizen, Kontinuierliche Verbesserung der im Swim-Lane-Diagramm identifizierten Schwachstellen.
• TPM, Ganzheitliches Managementsystem mit prozessübergreifendem Optimierungsansatz.