Was ist "Regelkommunikation"?

Regelkommunikation bezeichnet im Lean-Kontext die systematische, in festen Intervallen stattfindende Informationsweitergabe und Abstimmung zwischen Führungskräften und Mitarbeitern, typischerweise im Rahmen kurzer, standardisierter Meetings am Ort des Geschehens. Sie bildet ein zentrales Element des Shopfloor Management und sorgt dafür, dass alle Beteiligten über den aktuellen Prozesszustand informiert sind, Abweichungen schnell erkannt und Gegenmaßnahmen zeitnah eingeleitet werden. Darüber hinaus dient Regelkommunikation als bewusst eingerichtete Plattform, wo Menschen zusammengeführt werden und sich begegnen können, als Grundlage für bereichsübergreifendes Netzwerken und Wissenstransfer (vgl. OJT Solutions 2017, S. 133–137).

Regelkommunikation als Teil des Tagesbeginns

Eine besonders wirkungsvolle Form der Regelkommunikation ist der strukturierte Tagesbeginn. Jede Organisation beschäftigt die Frage, wie dem Mitarbeiter auf intelligente Weise Informationen über den Fortgang eines Prozesses zu entlocken sind. Insbesondere bei Betrieben im Schichtbetrieb ist dies lebensnotwendig. Das tägliche Kurztreffen am Arbeitsplatz bietet die Möglichkeit, die wesentlichen Fragen zu klären: Wie ist unsere Performance? Erreichen wir das Soll? Was hält uns davon ab? Haben die Mitarbeiter gute Ideen zur Optimierung? (vgl. Teeuwen/Schaller 2017, S. 113–115)

Obwohl es mittlerweile eine Menge Software gibt, die den Fortgang eines Prozesses sichtbar macht, erreicht die Information dieser Software häufig nicht den erwünschten Detaillierungs- und Aktualitätsgrad. Der direkte Austausch in der Regelkommunikation ergänzt daher digitale Systeme und stellt sicher, dass relevante Informationen tatsächlich bei allen Beteiligten ankommen.

Typischer Ablauf und Werkzeuge

Die Regelkommunikation findet typischerweise am Verbesserungsboard oder der Teamtafel statt, also direkt am Gemba. Das Board dient der visuellen Darstellung von Kennzahlen, offenen Maßnahmen und Verbesserungsvorschlägen. Ein gut gestaltetes Verbesserungsboard ermöglicht es, den 5S-Status, Abweichungen vom Standard und laufende Verbesserungsaktivitäten auf einen Blick zu erfassen.

• Dauer: In der Regel 5–15 Minuten, im Stehen, an einem festen Ort und zu einer festen Uhrzeit.
• Teilnehmer: Team- oder Gruppenleiter (Hancho) mit den Mitarbeitern des Bereichs; bei kaskadierter Kommunikation auch die nächste Führungsebene.
• Inhalte: Kennzahlen (Soll/Ist-Vergleich), offene Punkte, eskalierte Probleme, Rückmeldung zu laufenden Maßnahmen und kurze Informationen zu anstehenden Veränderungen.
• Visualisierung: Verbesserungsboard, Teamtafel oder digitales Shopfloor Management-Board.

Kaskadierte Regelkommunikation

In vielen Unternehmen wird die Regelkommunikation kaskadiert aufgebaut: Vom Teamleiter-Meeting am frühen Morgen über das Meister-Meeting bis hin zur Abteilungsleiter-Runde (vgl. OJT Solutions 2017, S. 133–137). So fließen Informationen sowohl von unten nach oben (Eskalation von Problemen) als auch von oben nach unten (strategische Informationen). Dieser Ansatz entspricht dem Grundgedanken von Genba Kanri, dass Probleme in kurzen, schnellen Regelzyklen direkt am Ort des Geschehens gelöst werden (vgl. May/Schimek 2015, S. 17).

Wichtig: Regelkommunikation funktioniert nur, wenn die Informationsweitergabe nicht auf der Ebene der Teamleiter stehen bleibt. Die Menschen am Arbeitsplatz müssen aktiv einbezogen werden, nicht nur informiert, sondern auch gehört.

Regelkommunikation und Verbesserungskultur

Regelkommunikation ist weit mehr als ein reines Informationsformat. Sie bietet den Rahmen, in dem Verbesserung und Führung von Verbesserung im Arbeitsalltag verankert werden. Jede Führungskraft muss daran interessiert sein, dass ihre Mitarbeiter sich systematisch und täglich Zeit für Verbesserung, Kreativität und die Gestaltung der Zukunft nehmen (vgl. Kamberg 2017, S. 6). Die Regelkommunikation schafft dafür den strukturellen Rahmen, sie macht Verbesserung zur Normalität und nicht zum Ausnahmefall.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Meetings geht es in der Regelkommunikation nicht um langwierige Diskussionen, sondern um schnelle Entscheidungen und die zeitnahe Bearbeitung von Abweichungen. Die konsequente Durchführung schafft Routine und Verbindlichkeit, bis die Regelkommunikation selbst zu einem gelebten Standard wird, der nicht mehr hinterfragt werden muss.

Quellenangaben

Teeuwen, B.; Schaller, C. (2017): 5S, Die Erfolgsmethode zur Arbeitsplatzorganisation. 4. unveränd. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden, S. 113–117.

May, C.; Schimek, P. (2015): Total Productive Management. 3. korr. Aufl., CETPM Publishing, Herrieden, S. 17.

OJT Solutions Inc. (2017): Toyotas Geheimrezepte für die Mitarbeiterentwicklung. Übers. v. M. Furukawa-Caspary, CETPM Publishing, Herrieden, S. 133–137.

Kamberg, M. (2017): Kulturwandel zur lernenden Organisation, in: YOKOTEN 05/2017, S. 6–9.

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