Was ist "Job Instruction (JI)"?

Job Instruction (JI) ist eine der drei Kernmethoden des Training Within Industry (TWI) und bietet Führungskräften eine strukturierte Vorgehensweise, um Mitarbeiter schnell, sicher und vollständig in neue Arbeitsaufgaben einzuweisen. Die Methode wurde in den 1940er-Jahren in den USA entwickelt und hat bis heute nichts an ihrer Wirksamkeit verloren, insbesondere im Kontext von Lean Management und standardisierter Arbeit (vgl. Latijnhouwers 2014, S. 24–27).

Historischer Hintergrund

TWI wurde während des Zweiten Weltkriegs vom US War Manpower Commission entwickelt, um in kürzester Zeit ungelernte Arbeitskräfte für die Rüstungsindustrie zu qualifizieren. Job Instruction war dabei das zentrale Modul für die Arbeitsunterweisung. Nach dem Krieg wurde die Methodik nach Japan exportiert und dort von Unternehmen wie Toyota übernommen und weiterentwickelt (vgl. Berendsen 2018, S. 7–9). Bei Toyota bildet JI bis heute die Grundlage für die systematische Qualifizierung aller Mitarbeiter am Arbeitsplatz.

Die Vier-Stufen-Methode

Job Instruction folgt einer klar definierten Vier-Stufen-Methode, die der Unterweisende konsequent einhält:

• Stufe 1, Vorbereiten: Der Unterweisende bereitet den Arbeitsplatz vor und versetzt den Lernenden in eine aufnahmebereite Haltung. Wichtig ist, Nervosität zu nehmen und Interesse zu wecken.
• Stufe 2, Vormachen: Die Tätigkeit wird Schritt für Schritt vorgeführt. Dabei werden die wichtigen Schritte benannt und die Schlüsselpunkte (Key Points) hervorgehoben, jene Aspekte, die über Qualität, Sicherheit und Effizienz entscheiden (vgl. Latijnhouwers 2020, S. 17–19).
• Stufe 3, Nachmachen lassen: Der Lernende führt die Tätigkeit selbst aus und erklärt dabei die Schritte und Schlüsselpunkte. Fehler werden sofort korrigiert.
• Stufe 4, Überprüfen: Der Lernende arbeitet selbstständig, wird aber regelmäßig besucht. Ein Ansprechpartner steht zur Verfügung. Die Kontrolle wird schrittweise reduziert, bis die Kompetenz gesichert ist.

Aufgliederungsblatt

Das Herzstück der JI-Vorbereitung ist das Aufgliederungsblatt (Job Breakdown Sheet). Es zerlegt jede Tätigkeit in drei Ebenen: die wichtigen Schritte (Was wird getan?), die Schlüsselpunkte (Worauf kommt es an?) und die Begründungen (Warum ist das wichtig?). Durch diese Struktur wird implizites Erfahrungswissen explizit gemacht und systematisch weitergegeben (vgl. Thurnes 2018, S. 13–15).

Die Erstellung des Aufgliederungsblatts zwingt die unterweisende Führungskraft, den Arbeitsprozess genau zu durchdenken. Oft zeigt sich dabei, dass scheinbar selbstverständliche Handgriffe wichtige Schlüsselpunkte enthalten, die bisher nicht dokumentiert waren. Insofern ist die JI-Vorbereitung zugleich eine Form der Prozessanalyse und Standardisierung (vgl. Latijnhouwers 2014, S. 24–27).

JI und Lean Management

Im Lean Management ist Job Instruction die Methode der Wahl, um standardisierte Arbeit in der Praxis zu verankern. Standards nützen wenig, wenn Mitarbeiter nicht korrekt darin unterwiesen werden. JI schließt diese Lücke, indem es nicht nur das Was, sondern auch das Wie und Warum der Unterweisung systematisiert (vgl. Thurnes 2017, S. 6–9).

In Gesundheitseinrichtungen, in der Administration und im Dienstleistungsbereich hat sich gezeigt, dass JI auch außerhalb der Produktion hervorragend funktioniert. Entscheidend ist, dass die Methode konsequent angewandt und die Vier-Stufen-Methode nicht abgekürzt wird.

Praxishinweis: Die häufigsten Fehler bei der Anwendung von JI sind: zu viele Schritte auf einmal zeigen, Schlüsselpunkte weglassen und Stufe 3 (Nachmachen lassen) überspringen. Die Disziplin, alle vier Stufen vollständig zu durchlaufen, ist der entscheidende Erfolgsfaktor.

Quellenangaben

Latijnhouwers, C. (2014): Training Within Industry, Job Instruction, in: YOKOTEN 06/2014, S. 24–27.

Latijnhouwers, C. (2020): TWI Job Instruction in der Praxis, in: YOKOTEN 02/2020, S. 17–19.

Thurnes, C. (2018): TWI im Studium Wirtschaftsingenieurwesen, in: YOKOTEN 03/2018, S. 13–15.

Thurnes, A. (2017): TWI als Basis für Lean Healthcare, in: YOKOTEN 06/2017, S. 6–9.

Berendsen, G. (2018): Training Within Industry, in: YOKOTEN 06/2018, S. 7–9.

Weiterführende Literatur

Berendsen, G. (2016): Arbeitssicherheit im Rahmen von TWI, in: YOKOTEN 05/2016, S. 6–8.

Berendsen, G. (2017): TWI kreativ nutzen, in: YOKOTEN 02/2017, S. 6–9.

Berendsen, G. (2018): TWI in Japan, in: YOKOTEN 04/2018, S. 4–10.

Verwandte Konzepte

• Training Within Industry (TWI), Das übergeordnete Programm, zu dem JI gehört.
• Standardisierte Arbeit, Standards, die durch JI wirksam vermittelt werden.
• Lean Management, JI als Schlüsselmethode zur Verankerung schlanker Prozesse.
• Kata, Coaching-Routinen, die JI-Prinzipien auf die Verbesserungsarbeit übertragen.
• Shopfloor Management, Qualifizierung als Bestandteil der Führung vor Ort.
• Operational Excellence, JI als Baustein im Gesamtrahmen operativer Exzellenz.