So läuft das Alltagsgeschäft effizient

Ein erprobtes Muster spart Ärger und Kosten

Wenn die jeweiligen Abfolgen von Aktivitäten oder Zuständen einmal verinnerlicht sind, läuft das System wie geschmiert: Leerlauf reduziert sich, Planung fällt leichter, wird genauer und stabiler. Diese Planbarkeit braucht es, um zuverlässig kalkulieren zu können. Denn nur solche Kalkulationen ermöglichen Festpreise (und damit Sicherheit für Kunden und attraktive Margen für den Betrieb). Gibt es eindeutige Maßstäbe, können Neulinge sich schneller einarbeiten. Jeder Kollege, ob Meier, Schulze oder Schumann, kann die gleichen Arbeitsergebnisse abliefern – unabhängig von Vorerfahrung, Background, Berufserfahrung oder Tagesform. Klare Leitplanken erlauben es, Verantwortung zu übertragen und so den Führungs- und Betreuungsbedarf der Teams runterzufahren. All das führt dazu, dass Inhaber aus dem operativen Tagesgeschäft aussteigen können, um sich mehr dem strategischen Überblick zu widmen. Sind Vorgänge Schritt für Schritt geklärt, sichern sie konstante Qualität. Gleichzeitig senkt der Betrieb so seine Kosten für Nachbesserungen und anderen Service. Nie wird deutlicher, welche Aufgaben im Tagesgeschäft unverhältnismäßig aufwändig sind und welche Angebote gestrichen werden können, wenn sich jemand die Systematik hinter Handlungen überlegt. Wer sein Business skalierbar machen – weitere Filialen gründen (Duplizierung) oder höhere Auftragsvolumen umsetzen will (Effizienzgewinn) – oder wer verkaufen will, hat damit nur eine Chance, wenn er feste, transparente und nachvollziehbare Abläufe entwickelt. Sie erhöhen die Attraktivität für potenzielle Käufer und Investoren, weil nur so die Firma auch ohne den Kopf der Truppe funktioniert.

ten. Auch kleinere Unternehmen sollten daher ab Tag eins alles strukturieren. Das garantiert optimale Ein- und Übersicht und bietet erheblichen Bonus, um überhaupt und schneller wachsen zu können.

Vom Daily Business bis zu den Kernvorgängen

In welchen Bereichen lassen sich Richtlinien gut einführen? Genaue Beschreibungen, wie Situationen und Herausforderungen abgewickelt werden, bewähren sich im Grunde überall: sowohl bei kleinen Alltagssituationen (Wann wird ein Anrufer durchgestellt?) als auch bei Kernvorgängen. Nachfolgend einige Beispiele, wo sich das Business vereinfachen lässt:

Kunden-Onboarding

Ein potenzieller Kunde ruft an und zeigt Interesse. Wer hier keine Guideline definiert hat, baut auf Zufall. Geht das Vertriebsass ans Telefon – Glück gehabt. Hat es einen schlechten Tag, vergisst es vielleicht trotzdem, die richtigen Fragen zu stellen. Unternehmen, die ihren Teams ein Vorgehen an die Hand geben, sorgen für konstantes Qualitätsniveau beim Erstkontakt. Beispielsweise bekommt jeder Interessent drei Formulare zugeschickt: die AGBs, eine Preisliste und ein Stammdatenblatt. Erst, wenn alles unterzeichnet oder ausgefüllt vorliegt, befasst das Team sich mit dem potenziellen Kunden. Das erspart jede Menge unnötiger Kennenlerngespräche.

Bücher von Philip Semmelroth

Vielen Unternehmen fehlen finanzielle Reserven, eine gute Einnahmen-Kosten-Struktur und permanente Erfolgskontrolle. Doch mit den richtigen Strategien sollte jeder Betrieb in der Lage sein, mehrere Monate Umsatzeinbußen durchzustehen. Während die Wirtschaftskrise viele Firmen fast vernichtete, verkaufte Semmelroth sein Unternehmen profitabel an einen Investor. In seinen Buch „So bauen Sie ein profitables Unternehmen“ verrät Semmelroth einen nachweislich funktionierenden Bauplan, wie jeder Unternehmer sein Geschäft zu einem profitablen Business gestaltet. Dieses Buch soll Menschen helfen, den Blick von einzelnen Problemfeldern zu lösen und das System ganzheitlich zu pushen. Philip Semmelroth, So bauen Sie ein profitables Unternehmen – Erfolgreicher wirtschaften statt härter arbeiten, 240 Seiten (gebunden), GABAL Verlag, Offenbach 2022

Kleinstunternehmen bis hin zu kleinen Mittelständlern bilden das Rückgrat unserer Wirtschaft. Dennoch wird immer wieder auf die Big Five – Google, Amazon, Facebook, Apple, Microsoft – oder die großen DAX-Konzerne geschaut. Von der Realität der KMU sind diese jedoch meilenweit entfernt. Deren Gründer, Eigentümer und Anpacker haben wenig Interesse an abgehobenem BWL-Fachwissen. Was sie brauchen, sind praxisnahe Strategien und Tipps, mit denen sie ihre Unternehmen auf Kurs halten und zukunftsfähig machen. Dieses Buch stellt sie in den Fokus: Gründer, Soloselbstständige und Chefs einer Firma mit unter 100 Mitarbeitern. Es gibt Tipps zu den drängendsten Fragen des Unternehmerdaseins wie Profitabilität und Prozesse, Kundengewinnung und Wachstum, aber auch zu Erfolgswillen und Persönlichkeit. Philip Semmelroth, 55 Business-Turbos für KMU – Mehr Zeit, mehr Kunden, mehr Gewinn, 272 Seiten (gebunden), GABAL Verlag, Offenbach 2021

festsetzt, spart Zeit und fordert Fachkräfte gezielt. Nehmen wir die Methode ABF – Ansprechen, Beurteilen, Folgern. Dieser Richtschnur folgend, haben Mitarbeiter die Aufgabe, Sachverhalte bis zur Entscheidungsreife zu durchdenken, bevor sie die Zeit des Chefs in Anspruch nehmen. „Ansprechen“ bedeutet, eigene Beobachtungen und Ideen knapp zu schildern. Im zweiten Schritt beurteilt der Kollege sein Resümee auf finanzielle, strukturelle und sonstige Auswirkungen für das Unternehmen und ergänzt eine Handlungsempfehlung. Drittens formuliert der Mitarbeiter eine Schlussfolgerung, die die nächsten Schritte und Konsequenzen beschreibt.

Schritt für Schritt gemeinsam zur optimalen Checkliste

Bis alles wie am Schnürchen klappt, dauert es eine Weile. Das sollte Inhaber erst recht ermutigen, sofort anzufangen und Veränderungen auf den Weg zu bringen.

Viele kleine Schritte bringen auf Dauer große Verbesserungen. Doch wie lassen sich Prozesse implementieren? Nachfolgend finden Sie eine Schrittfür-Schritt-Anleitung, die zum Ziel führt:

Abläufe durchleuchten, Ballast abwerfen

Wer bisher eher situativ, spontan und flexibel agiert hat, beobachtet ab sofort erst einmal. Aufmerksame Chefs schauen ihren Teams unauffällig über die Schulter – aber nicht mit dem Fokus auf Einzelfälle, sondern mit dem Blick auf Grundsätzliches. Wo hakt es immer wieder? Was dauert unverhältnismäßig lange? Wo gibt es häufig Missverständnisse? Auch Reklamationen sind ein Barometer. Was häuft sich? Und gibt es bei bestimmten Kollegen mehr Nacharbeit als bei anderen?

Status quo feststellen

Analyse von außen liefert den Start. Parallel schreiben die Fachkräfte auf, was sie tun.

Wenn Anrufe das Team beispielsweise ständig unterbrechen, braucht der Chef Details: Wer spricht wann aus welchem Grund wie lange mit welchen Kunden über welches Thema? Wichtig ist, solche Dokumentationen richtig zu kommunizieren, damit die Mannschaft versteht, dass es nicht um Kontrolle geht. Vielmehr will der Betrieb ja Verbesserungen einleiten und prüfen, wie Einzelne entlastet werden können.

Gute Abläufe zu Mustern ausrufen

Der Chef stellt fest, dass verschiedene Leute unterschiedlich lang für die gleiche Aufgabe brauchen. Die wichtigste Frage lautet nun: Ist der schnellste Umsetzer besonders effizient oder extrem nachlässig? Ist der langsamste sehr entspannt oder gründlich? Wenn alle Fachkräfte den Abnehmer glücklich machen, wunderbar. Trotzdem lohnt ein genauer Blick. Alle protokollieren einmal, was sie tun. Das Vorgehen, das sich als gründlich und zugleich effizient

entpuppt, erklärt der Chef zum Muster. Ab sofort ist dieser Ansatz verbindlich. Lücken und Unklarheiten werden im Team erklärt und bereinigt. Die finale Beschreibung muss so simpel sein, dass sie z. B. smarte Azubis in die Lage versetzt, die Dienstleistung zuverlässig zu erbringen.

Team einbeziehen

Ihre Firma derart neu aufstellen können Chefs nur, wenn die Mitarbeiter mitziehen. Daher muss der Kopf der Truppe das Team bei der Entwicklung neuer Regeln beteiligen. Das bedeutet zum Beispiel, dass Betroffene die Checklisten oder Beschreibungen gegenchecken, bevor sie zur Regel erklärt und in ein Handbuch geheftet werden. Einfache Checklisten bewirken mehr als Appelle an den gesunden Menschenverstand. Auch wenn es mühsam ist und nur schrittweise vorangeht – es lohnt sich.

In den meisten Firmen gibt es gigantisches Einsparpotenzial

Wer Prozesse und Normen konsequent entwickelt und dokumentiert, kann leichter Präzision liefern. Und die braucht es in jeder Branche. Natürlich sind solche Handlungshilfen nicht eins zu eins übertragbar – aber die Denke ist es. Jeder kann die Methode verinnerlichen und Strategien übernehmen, die schnelle Ergebnisse bringen. Systematische Herangehensweisen verbessern Effektivität und Effizienz. Durch Ersteres legt man den Fokus auf die richtigen Dinge. Effizienz ist das Ergebnis, wenn man diese Dinge bestmöglich umsetzt. Akteure beschäftigen sich automatisch intensiver damit, was sie eigentlich tun. Ganz nebenbei führt es dazu, dass Betriebe Aufgaben finden, die sie ersatzlos streichen können. Zudem identifizieren Beteiligte bei der Analyse der verbleibenden

Arbeitsschritte Abhängigkeiten, Schnittstellen, Übergaben und viele andere Aspekte, die schneller und kostengünstiger zu den gewünschten Ergebnissen führen können. Wer sein Unternehmen profitabler aufstellen will, findet heraus, was bei Mitarbeitern und Kunden immer wieder für Missverständnisse, Ärger, Frust oder Stress sorgt. Dann geht es um die Frage, wie sich das vermeiden lässt. Es kann sein, dass ein Betrieb zehn Arbeitsstunden investiert (etwa, wenn zehn Menschen eine Stunde ein Vorgehen diskutieren, verbessern und dokumentieren), um am Ende 15 Minuten pro Arbeitstag zu sparen. Klingt marginal. Im Jahr summiert sich diese Einsparung jedoch auf 50 Stunden. Wer das auf alle Prozesse in der Firma hochrechnet, erkennt, dass in den meisten Unternehmen gigantisches Einsparpotenzial besteht.I