Werkstattmeeting einrichten

Das Werkstattmeeting ist in erster Linie für die Menschen aus der Fertigung gedacht. Da höchstwahrscheinlich Ihr gesamter Betrieb für ein sinnvolles Einzelmeeting zu groß ist, sollten solche Treffen für verschiedene Bereiche Ihrer Fertigung getrennt stattfinden. Richten Sie dies an den Strukturen aus, die Sie bereits eingerichtet haben. Jeder Vorarbeiter/Aufseher führt ein Treffen für sein eigenes Team durch. Meiner Erfahrung nach liegt die Zahl der Teilnehmer zwischen 3 und 20, obwohl ich 5 bis 10 vorziehe, damit es überschaubar und effektiv bleibt.

Wer sollte am Werkstattmeeting teilnehmen?

Neben den Mitarbeitern und dem Vorgesetzten können auch andere Personen beteiligt sein, wie z. B. Logistik-, Wartungs-, Managementmitarbeiter oder Hilfskräfte.

Bitte nehmen Sie auch Rücksicht auf deren Zeit. Selbst wenn Sie die Besprechungen im Betrieb über den Tag verteilen, wird ein Mitarbeiter des Unterstützungspersonals nichts anderes erledigen können, wenn es täglich zwölf Besprechungen zu besuchen gibt. Eine übliche Strategie besteht darin, dass die Mitarbeiter des Unterstützungspersonals nicht täglich, sondern einmal pro Woche oder einmal pro Monat teilnehmen – je nachdem, wie viele Werkstatt-Meetings sie insgesamt in ihrem Zuständigkeitsbereich haben.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, von Fall zu Fall Hilfspersonal einzuladen. Wenn ein Problem erheblich von der Teilnahme bestimmten Unterstützungspersonals profitiert, dann kann dieses Unterstützungspersonal an einer oder wenigen Sitzungen teilnehmen, um bei der Lösung des Problems zu helfen.

Ich habe Fälle gesehen, in denen das obere Management bis hin zum Betriebsleiter regelmäßig anwesend war. Der Werksleiter nahm jeden Tag an einer anderen Sitzung teil und seine Anwesenheit wurde vom Leiter des Werkstatt-Meetings protokolliert.

Wie oft, wie lange und wann?

In jeder Schicht sollte ein Werkstattmeeting stattfinden. Alle Mitarbeiter, die derzeit in diesem Bereich des Betriebs arbeiten, sollten daran teilnehmen. Die Dauer variiert, liegt aber oft zwischen 10 und 30 Minuten. Machen Sie es nicht zu lange, da dies direkt die Produktivität verringert.

In der Regel steht das Meeting am Anfang einer Schicht, um den größtmöglichen Nutzen aus den ausgetauschten Informationen zu ziehen. Wenn jedoch mehrere Teams dieselbe Meeting-Ecke nutzen oder

wenn ein Manager an mehreren Sitzungen teilnehmen möchte, kann der Beginn solcher Sitzungen angepasst werden. Mit anderen Worten: Team 1 trifft sich von 8:00 bis 8:20 Uhr, Team 2 von 8:20 bis 8:40 Uhr und Team 3 von 8:40 bis 9:00 Uhr in derselben Team-Ecke. Ähnlich verhält es sich, wenn der Vorarbeiter und sein Team sich von 8.00 bis 8.20 Uhr in Anwesenheit des Fertigungsleiters treffen; der übergeordnete Betriebsleiter und seine Mitarbeiter treffen sich danach. Natürlich ist es sinnvoll, mit den Besprechungen in der untersten Hierarchieebene zu beginnen und sich nach oben zu arbeiten. Dies ermöglicht den schnellsten Informationstransfer von der Werkstatt ("Gemba") nach oben. Wie führt man ein Werkstattmeeting durch? Das Werkstatt-Meeting hat in der Regel nur einige wenige Tagesordnungspunkte. Es beginnt oft mit der Anwesenheitserfassung. Dann folgt ein Blick auf die wichtigsten Leistungsindikatoren des Vortags. Dazu gehören in der Regel Sicherheit, Qualität und Kosten oder Leistung. Wenn sich ein Unfall ereignet hat, sollte dieser (kurz) diskutiert werden, um eine Wiederholung zu verhindern. Wenn es sich um ein größeres Problem handelt, kann eine separate Sitzung oder ein separates Projekt notwendig sein, da das Werkstatt-Meeting für eine detaillierte Analyse zu kurz ist.

Ein weiterer Block befasst sich mit aktuellen Problemen und Verbesserungsaktivitäten. Was ist gestern schiefgelaufen? Wie ist der Fortschritt der offenen Punkte in der Verbesserungsliste. Bitte bedenken Sie, dass dieses Treffen nicht genügend Zeit für ausführliche Diskussionen bietet, der Schwerpunkt liegt auf der Vermittlung von Informationen. Wenn es nicht offensichtliche Probleme zu lösen gibt, sollte ein separater Problemlösungsprozess eingeleitet werden. Ein dritter Block kann verschiedene Aktualisierungen und organisatorische Informationen enthalten, die seit dem letzten Treffen aufgetaucht sind. In so gut wie allen Fällen, die ich kenne, war dies eine Versammlung im Stehen. In der Regel sind solche "Stehungen" kürzer als "Sitzungen". Außerdem hat man meistens im Fertigungsbereich nicht den Platz, um Stühle aufzustellen.

Außerhalb des Fertigungsbereichs

Ähnliche Treffen finden immer häufiger auch außerhalb der Fertigung statt. Solche Treffen könnten z. B. mit Logistikteams (was ich selbst regelmäßig getan habe, als ich Leiter eines solchen Teams war), mit Wartungsteams oder anderen organisatorischen Gruppen stattfinden. Die Dinge in der Fertigung ändern sich sehr häufig und aufgrund der Art der Arbeit bleibt in der Regel nicht so viel Zeit für den Informationsaustausch. Daher ist ein Treffen in jeder Schicht gerechtfertigt und sinnvoll.

Dies kann jedoch in anderen Bereichen außerhalb der Produktion anders sein. Es kann ausreichend sein, sich nur zwei- oder dreimal pro Woche oder sogar nur wöchentlich zu treffen. Wenn es jedoch weniger als wöchentlich ist, verlieren diese Meetings allmählich ihre Wirkung.

Häufige Fehler in Werkstattmeetings

Es gibt ein paar häufige Fehler bei Werkstattmeetings. Der wahrscheinlich größte Fehler ist, dass diese zu einer Diskussionsgruppe degradiert werden. Es wird über Vor- und Nachteile argumentiert – oder noch schlimmer: es wird Schuld zugewiesen und die Zeit ist bereits vorbei, bevor es zu einer sinnvollen Schlussfolgerung kommt. Am nächsten Tag wiederholt sich die Geschichte, und da die Punkte von gestern wiederholt werden, wird kein Fortschritt erzielt.

Ein weiteres häufiges Problem ist das Gegenteil: Fehlende Arbeitnehmerbeteiligung. Nur der Chef redet und die Mitarbeiter hören zu. Es ist eine gute Praxis, verschiedene Teile des Treffens verschiedenen Mitarbeitern zuzuweisen. Mitarbeiter A nimmt teil. Mitarbeiter B geht den KPI durch, und so weiter. Dadurch wird nicht nur die Beteiligung der Mitarbeiter deutlich erhöht, sondern es befreit auch die Vorgesetzten von organisatorischen Aufgaben und gibt ihnen mehr Zeit für die eigentliche Wissenswertschöpfung – und vielleicht können sie sogar ein wenig Coaching und Mentoring durchführen. Erlauben Sie den Mitarbeitern auch, den Inhalt der Team-Ecke anzupassen. Einige Unternehmen stellen eine Vorlage für Werkstattmeetings zur Verfügung, aber oft ist es besser, diese Vorlage an die tatsächlichen Bedürfnisse des Teams anzupassen.

Ein weiterer Fehler ist die Lockerung der Sitzungszeiten. Versuchen Sie, den Beginn oder das Ende der Sitzung nicht zu verzögern. In einigen Unternehmen funktioniert dies gut, aber in anderen scheint die Einhaltung eines Sitzungsplans unmöglich zu sein... wobei die Mitarbeiter dem Vorbild ihrer Vorgesetzten folgen. Sie wissen wahrscheinlich, wo auf diesem Spektrum sich Ihr Unternehmen befindet.

Wenn es Ihnen gelingt, diese Fehler zu vermeiden (zumindest die meiste Zeit), können Werkstattmeetings ein sehr hilfreicher Teil Ihres Shop Floor Managements sein. Sie erleichtern den Informationsaustausch und helfen Ihnen, die Arbeit in der Fertigung reibungsloser zu gestalten, als wenn Sie nicht solche Meetings durchführen würden.