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Digitale Events gestalten

Zwölf Monate Corona liegen hinter uns, in denen digitale und hybride Events einen enormen Entwicklungsschub durchgemacht haben. Von einem Status als "Notlösung" sind sie inzwischen weit entfernt. Gerade hybride Events bestechen durch ihr Potenzial, die Teilnehmer auf neue Art und Weise in eine Veranstaltung einzubinden und direkt teilhaben zu lassen.

Gelungene Interaktion im Vorfeld

Gezielt eingesetzte Interaktion hat eine hohe Relevanz für die Teilnehmer von digitalen Events. So haben sie die Möglichkeit, sich aktiv am Geschehen zu beteiligen und damit eine höhere emotionale Verbundenheit aufzubauen. Interaktion sorgt darüber hinaus für eine erhöhte Aufmerksamkeit bei der Teilnahme vom Bildschirm aus. Der digitale Charakter eines Events bietet dabei viele Möglichkeiten, schon frühzeitig die Teilnehmer auf das Event einzustimmen und auch inhaltlich zu involvieren.

Inhaltliche Beteiligung der Teilnehmer

Die Teilnehmer erwarten von einem digitalen Event einen deutlichen Nutzen und Mehrwert in knappen Einheiten. Da bleibt keine Zeit für Langeweile oder Langatmigkeit, sondern es ist Content gefordert, der auf den Punkt ist. Es gilt, die zur Verfügung stehenden Kanäle zu nutzen, um bereits vorab online abzufragen, was den Mitarbeitern, Kunden oder der Zielgruppe unter den Nägeln brennt.

Doch Vorsicht: Interaktion kostet Zeit! Insbesondere bei der Ansprache über Social-Media-Kanäle wird häufig vergessen, dass Kommunikation immer in zwei Richtungen geht. Wenn dieser Weg gewählt wird, sollte den Reaktionen und Kommentaren auch die nötige Aufmerksamkeit gewidmet werden, um ernst genommen zu werden.

Interaktion während des Events

Die Möglichkeiten auf dem Markt der Interaktionstools entwickeln sich aktuell

sehr schnell weiter und es kommen fast wöchentlich Neuheiten auf den Markt. Digitale Interaktionstools sollten sorgfältig ausgewählt und auf die Zielgruppe abgestimmt sein. Nichts ist frustrierender, als wenn sich Teilnehmer ausgeschlossen fühlen, weil das Tool schwierig zu installieren ist oder man im Registrierungsprozess hängen bleibt. Für eine gelungene Interaktion im Interesse der Teilnehmer ist bei der Wahl der Kollaborationswerkzeuge vor allem auf folgende Kriterien zu achten:

• Einfache Bedienung • Flüssige Performance • Keine Anmeldung nötig • Keine App-Installation erforderlich • Plattformübergreifend einsetzbar • DSGVO-konform • Bei Bedarf mit Kennwort schützbar

Idealer Einsatz von Interaktionstools

Veranstalter eines digitalen oder hybriden Events haben keinen direkten Einfluss

darauf, über welche Geräte die Teilnehmer sich in den Livestream zuschalten. Die Möglichkeiten reichen vom Smart-TV, PC und Tablet bis hin zum Smartphone. Damit ist die Bildschirmgröße bei der Teilnahme sehr unterschiedlich. Es empfiehlt sich, den Teilnehmern vorab eine Two-Device-Nutzung ans Herz zu legen. Dabei wird der Livestream über einen Bildschirm angesehen und die Interaktionsmöglichkeiten flexibel via Smartphone genutzt. Um eine einfache Teilnehmerführung zu gewährleisten, werden die entsprechenden interaktiven Elemente via QR-Code im Livestream eingeblendet. Dort fotografieren die Teilnehmer den Code ab und es erfolgt eine automatische Weiterleitung zum benötigten Tool, das dann auf dem Handy genutzt wird. Zusätzlich werden die entsprechenden Tools auch auf der Event-Page eingebunden, die demensprechend für mobile Anwendungen optimiert sein muss.

Ergänzend zu den bereits im ersten Teil dieser Serie "So erzeugen Sie ein virtuelles Gemeinschaftsgefühl" näher beschriebenen Möglichkeiten wie

• Stimmungsabfragen • WordClouds • Quiz-Aufgaben • Event-Pakete • Mediawalls • gemeinsam in der Community produzierten Unternehmensfilmen

gibt es noch weitere Möglichkeiten für eine gelungene Interaktion mit den Teilnehmern:

Simpel und effektiv: Teilnehmer-Chat

Grundlage der direkten Interaktion mit den Teilnehmern ist und bleibt der Chat. Der Knackpunkt bei einem Chat ist, ihn nicht ins Leere laufen zu lassen. Hier kommt ein guter Moderator ins Spiel: Die Kunst besteht darin, die Zuschauer charmant dazu aufzurufen, sich immer wieder aktiv am Chat zu beteiligen. Und noch viel wichtiger: den

Input aus dem Chat am besten mit Nennung des Namens in die Veranstaltung einfließen zu lassen. Das gleiche gilt für die Ergebnisse aus Echtzeitabfragen, WordClouds und Inhalten aus der Mediawall. Denn nur, wenn die Teilnehmer sich auch tatsächlich gehört und wahrgenommen fühlen, kann eine gute Interaktion erfolgen und motiviert andere Teilnehmer dazu, sich zu beteiligen.

Zuschaltungen von Satelliten-Events

Gesehen und wahrgenommen zu werden ist auch bei der Zuschaltung von kleineren, sogenannten Satelliten-Events, ein entscheidender Faktor. Dazu werden kleinere Public-Viewing-Events von beispielsweise unterschiedlichen Standorten eines Unternehmens in den Hauptstream zugeschaltet. Zuschaltung der einzelnen Teilnehmer auf einen gemeinsamen Mediascreen Ein toller "Gänsehaut-Moment" entsteht, wenn alle Teilnehmer auf eine große, gemeinsame Leinwand im Streaming Studio zusammen geschaltet werden. Das hat einen tollen Effekt für das Gemeinschaftsgefühl. Es lässt jeden Einzelnen spüren, Teil des Ganzen zu sein – und vor allem sichtbar zu sein und nicht in der Anonymität eines digitalen Events zu verschwinden.

Virtueller Applaus

Was den Talkgästen und Moderatoren im Streaming Studio häufig ebenso fehlt, wie

den Teilnehmern am Bildschirm, ist der Applaus. Die App "MyApplause" hat dafür eine gute Lösung gefunden: Mit ihr können die Zuschauer von ihrem Handy aus Emojis wie Herzen oder Smileys direkt auf den Livestream schicken. Ein wirkungsvoller Effekt, wenn einem Talkgast im Anschluss die Herzen nur so zufliegen!

Interaktive Netzwerkmöglichkeiten

Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, Teilnehmer interaktiv in ein digitales Event einzubinden, ist es nicht von der Hand zu weisen, dass die Interaktion nicht persönlich stattfindet. Bei dem Besuch von Präsenzveranstaltungen ist es laut Umfrage-Ergebnissen für Teilnehmer einer der wichtigsten Faktoren, genügend Zeit zum Netzwerken zu haben. Diesem Bedürfnis sollte auch bei virtuellen Events so gut wie möglich nachgekommen werden.

Anbieter von digitalen Netzwerkmöglichkeiten wie Wonder oder SpatialChat bieten dazu sehr niederschwellige und einfach zu bedienende Möglichkeiten an. In einem individuell gestaltbaren 2-D-Raum können Teilnehmer per Videochat mit einer oder mehreren Personen in einer virtuellen Kaffeepause in Kontakt treten.

Interaktion verstärken

Die schönsten Interaktionstools verpuffen, wenn sie niemand nutzt. Neben den bereits genannten Tipps – bewusstes Sichtbarmachen von Interaktionsinhalten und den grundsätzlichen Auswahlkriterien für Tools, einfacher Zugang und simple Bedienung – lassen sich mit weiteren Strategien die Teilnehmer dazu anregen, sich aktiv zu beteiligen:

• Über den Moderator für einen guten Einstieg in das jeweilige Tool sorgen. Spielerisch starten und dann erst inhaltlich steigern. So können sich die Teilnehmer entspannt mit dem jeweiligen Tool vertraut machen. • Einen Preis ausloben für den Teilnehmer mit der höchsten Beteiligung im Chat/dem kreativsten Foto auf der Mediawall/dem besten Drei-Sekunden-Video. Simpler Mechanismus – löst in der Praxis jedoch einen echten Aktivitätsboost aus. • Bei virtuellen 3-D-Locations mit einer Art Schnitzeljagd die Besucher dazu motivieren, möglichst viele digitale Räume zu erkunden oder virtuelle Messestände zu besuchen und dabei Punkte zu sammeln.

Für eine gelungene Interaktion während eines hybriden Events werden die Teilnehmer im ersten Schritt ohne große technische Hürden und im zweiten Schritt inhaltlich abgeholt. Die Eventdramaturgie sollte darauf ausgerichtet sein, Teilnehmer zu aktivieren und ihre Beiträge möglichst in Echtzeit aufzugreifen, auf verschiedenen Wegen sichtbar zu machen und nach Möglichkeit flexibel in die Gestaltung des Events zu integrieren. So kann eine echte Wechselbeziehung zwischen Teilnehmern und Event entstehen, die Spaß macht und dazu ermutigt, sich aktiv einzubringen.

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