Wenn die Chemie stimmt...

Six Sigma und KATA

Als forschendes Pharmaunternehmen baut Boehringer Ingelheim auf die Innovationskraft und den Drang nach stetiger Optimierung durch die Mitarbeitenden. Die Gesundheit von Mensch und Tier zu verbessern, ist das Ziel des forschenden Pharmaunternehmens. Der Fokus liegt auf Erkrankungen, für die es bislang noch keine zufriedenstellende Behandlungsmöglichkeit gibt. Dabei konzentriert sich das Unternehmen darauf, innovative Therapien zu entwickeln, die das Leben der Patienten verlängern können. In der Tiergesundheit steht Boehringer Ingelheim für fortschrittliche Prävention.

Six Sigma als tragende Säule der Business Process Excellence

Die Anwendung der Business Process Excellence Philosophie – genannt BPE und in der Fachwelt auch als OPEX bekannt – ist dabei eine Umsetzung des Unternehmensleitbildes "Our FOCUS", welches Boehringer Ingelheims Weg zu Innovation und Wachstum in der Zukunft beschreibt. Ein wichtiger Aspekt des Leitbildes ist das Vertrauen darauf, dass das Unternehmen durch seine MitarbeiterInnen stark ist. Seit dem Jahr 2002 beschäftigt man sich am Standort Ingelheim mit der Six Sigma Methodik zur Prozessoptimierung. Begann damals alles im Bereich der Wirkstoffproduktion, so strahlt der Ansatz seit geraumer Zeit in die pharmazeutische und biopharmazeutische Produktion, die Infrastruktur, Tiergesundheit und Entwicklung aus, um nur einige weitere Unternehmensbereiche zu nennen. Six Sigma bildet eine der Säulen der BPE-Bestrebungen im Unternehmen. Zweifelsohne eine tragende Säule, verbindet sie doch eine erfolgsversprechende Methodik zur strukturierten Problemlösung mit der Entwicklung der MitarbeiterInnen und zahlt so auf eine nachhaltige Optimierung ein. Die methodische Ausbildung erfolgt gemäß der Six Sigma Hierarchie in den verschiedenen Belt-Stufen (s. Abb. S. 14 unten).

Die Erfolgsstory hinter Six Sigma ist die strikt einem roten Faden, dem DMAIC-Zyklus, folgende Methodik. Hierbei spielen Vertiefung des Problem- und Prozessverständnisses, eine starke Orientierung am Kundenbedürfnis, Ursachenanalyse und Nutzung statistischer Methoden eine zentrale Rolle. Gerade Letzteres drückt sich bereits im Namen Six Sigma aus und ebnet den Weg "vom Bauchgefühl zu Zahlen, Daten und Fakten". Die Zertifizierung der frisch ausgebildeten Projektleiter wird jedes Jahr in mehreren Veranstaltungen gefeiert. Allein im vergangenen Jahr 2019 konnten über 30 Green- und Black Belts eine erfolgreiche Qualifizierung an den drei deutschen Unternehmensstandorten Biberach, Dortmund und Ingelheim nachweisen. Somit ist ein stetig wachsendes BPE-Netzwerk garantiert.

Der Yellow Belt als "Hilfe zur Selbsthilfe"

Uns allen ist bewusst, dass nicht jede Problemstellung dem großen Geschütz einer Projektstruktur mit übergreifendem Team, ausgefeiltem Projektmanagement und mehrmonatigem Zeitplan bedarf. Doch was tun in diesem Fall? Warten, dass es sich auf wundersame Weise von allein erledigt? Oder lieber selbst ran an diese kleinen und doch oftmals Nerv raubenden Probleme im Arbeitsalltag und die Gestaltungsfreiheit übernehmen? Die Antwort ist klar und genau hier setzt Boehringer Ingelheim mit dem Yellow Belt an. Dabei ist der Yellow Belt bei Boehringer Ingelheim der einzige Belt, der etwas anders ausgeprägt ist, als es in

Green Belt

White Belt

Master Black Belt

Black Belt

Yellow Belt

der Six Sigma Fachwelt üblich ist. Nicht das Erwerben von Grundkenntnissen zur Unterstützung der Green- und Black Belts in deren Projekten gilt als Zielsetzung, sondern die eigenverantwortliche Anwendung zur Lösung der kleineren Herausforderungen im tagtäglichen Tun der Trainingsteilnehmer. Bei den Trainingsinhalten handelt es sich um eine "abgespeckte" Version des DMAIC-Zyklus, die dennoch der klaren Struktur bei der Problemlösung folgt, die Six Sigma so lohnenswert macht .

Statt vieler theoretischer Trainingstage, wie es bei den großen Belt-Geschwistern der zugegebenermaßen wirklich nützliche Fall ist, ist der Trainingsaufwand beim Yellow Belt mit zwei halben Tagen auf ein Minimum reduziert und erlaubt das Erlernen einer strukturierten Problemlösung durch direkten Transfer auf eine eigene kleine Problemstellung aus dem Arbeitsalltag. Eine solche mitzubringen ist Voraussetzung für die Teilnahme am Training. Bei der Auswahl der Problemstellung sind die Vorgesetzten eingebunden und die Eignung wird vorab durch die BPE-Manager des Bereichs geprüft. So ist sichergestellt, dass das zu bearbeitende Thema einen Beitrag zur gesamthaften Optimierung der Einheit leistet.

Zentrales Element der Yellow Belt Ausbildung ist das "Problemlöseblatt". Ein dem aus dem Lean-Umfeld bekannten A3-Report ähnelndes Hilfsmittel, welches den Anwender im Prozess der Problemlösung an die Hand nimmt und diesen Schritt für Schritt abarbeiten lässt. Bereits im Training werden erste Ideen zur Bearbeitung überlegt und mit den anderen Trainingsteilnehmern reflektiert. So ist die Problemlösung im Anschluss an das Training gut möglich und die Berührungsängste mit der neuen Methodik genommen.

Gerne wird die Ausbildung zum Yellow Belt daher von Teilnehmern als "Hilfe zur Selbsthilfe" bezeichnet. Ein durchaus treffendes Motto im Umfeld der kontinuierlichen Verbesserung, die umso erfolgreicher wird, je höher die Anzahl der Beteiligten ist.

Verbindung mit Coaching-KATA schafft größeren Lernerfolg

Dem Coaching kommt innerhalb Six Sigma eine große Bedeutung zu. Wir kennen die enge Betreuung der Green- und Black Belts durch regelmäßige Coaching-Sequenzen mit einem erfahrenen Black- bzw. Master Black Belt. Den Yellow Belt unterstützt ebenfalls ein Six Sigma Belt beratend. Gerade bei Letzterem erweist sich der Einsatz der Coaching-KATA als äußerst hilfreich für den lernenden Coachee und als gewinnbringend für die Problemlösung. Doch was macht es so gewinnbringend? Hier lassen sich einige Aspekte anführen. Bedenkt man, dass die Teilnehmer der Yellow Belt Ausbildung über wenig bis keinerlei Erfahrung im Umgang mit strukturierten Problemlösungsmethoden verfügen, so ist das kleinschrittige Vorgehen der Coaching-KATA ein wertvoller Beitrag, eine Überforderung zu vermeiden und vermittelt durch stetige Erfolgserlebnisse („Ich habe aus dem letzten Schritt gelernt“), dass es vorangeht.

Statt der großen perfekten Lösung streben wir in kleinen Schritten immer zum nächsten

Prozessziel. Dass dieses natürlich auf das große Ganze ausgerichtet ist, das versteht sich von selbst und hierfür trägt der Coach Sorge, indem er auf eine gute Vorbereitung des KATA-Boards (T-Modell, Kennzahlen zu Ergebnis und Prozessschritten, PDCA-Blatt etc.) achtet. Der KATA-Coach versteht es durch seine Fragetechnik, den Coachee herauszufordern und ihm stets das Gefühl zu vermitteln, dass es der Coachee selbst ist, der gestaltet. Diese Gestaltung erfolgt dabei im Tempo des Coachees. Ein überaus wichtiger Aspekt, da neben der eigentlichen Problemlösung in der Yellow Belt Ausbildung die Weiterentwicklung des Menschen im Vordergrund steht. Der Lernerfolg und damit die nachhaltige Weiterentwicklung des Coachees stellen sich nur dann ein, wenn dieser selbst den Lernprozess in seinem individuellen Lerntempo gestaltet. So stellt

Das Unternehmen

Seit der Gründung im Jahre 1885 in Familienbesitz, zählt Boehringer Ingelheim heute zu den 20 führenden Unternehmen der Branche. Für die drei Geschäftsbereiche Humanpharmazeutika, Tiergesundheit und Biopharmazeutika schaffen rund 50.000 Mitarbeiter tagtäglich Werte durch Innovation. Als Familienunternehmen plant Boehringer Ingelheim in Generationen und zielt auf langfristigen Erfolg ab.

sich das Coaching-Gespräch als Gedankenaustausch – "Sparring"– auf Augenhöhe dar; Dinge werden geklärt, der Mensch dabei gestärkt [1].

Es entsteht eine förderliche Mischung aus Skepsis und Zuversicht. Wobei Skepsis hierbei nicht die Bedeutung des Zweifelns innehat, sondern in seinem altgriechischen Ursprung als Bezeichnung für "betrachten und untersuchen" zu verstehen ist. Da ist es dann – das uns im KATA-Coaching bekannte Experiment! Die Lust zu hinterfragen und zu verstehen, gepaart mit der Zuversicht, dass sich ein Lernerlebnis = Lernerfolg einstellen wird, ist die Grundhaltung der Weiterentwicklung.

Wenn die Chemie stimmt…

Die Symbiose aus Six Sigma Yellow Belt und Coaching-KATA wird bisher als Keimzelle erfolgreich in der Ausbildung von Dualstudierenden in der Wirkstoffproduktion bei Boehringer Ingelheim eingesetzt. Sie liefert das methodische Rüstzeug für das startende Berufsleben der jungen Kolleginnen und Kollegen und ermöglicht gleichzeitig das Kennenlernen und Einüben des gewünschten Mindsets von Beginn an im Unternehmen.

Die bearbeiteten Herausforderungen sind vielfältig und bunt, reduzieren Kosten und

Six Sigma Coaching Coaching-KATA für den Yellow Belt

Rollen im Prozess

Coachee & Coach ((Master) Black Belt)

Coachee & Coach (KATA Coach)

Turnus

Dauer der Coachingsequenz

~ 1h ~ 10 min

Inhalt

entlang des DMAIC-Zyklus entlang des Problemlöseblatts

steigern Effizienz oder erhöhen Prozessqualität und reduzieren Arbeitsbelastung. Sie umfassen Themen wie Reduktion von Musternahmen oder Reduktion unnötiger Ein- und Ausschleusevorgänge in den Produktionsbereich, Gestaltung einer Produktivitätskennzahl, Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterial in benötigter Menge und Spezifizierung usw. Im nächsten Schritt erfolgt die Ausweitung auf den gesamten Ausbildungsjahrgang der Dualstudierenden in enger Zusammenarbeit mit dem zuständigen Bereich der Aus- und Weiterbildung innerhalb Human Resources. Und auch die Intensivierung in der Wirkstoffproduktion

Coachingprozess

Coach führt durch eigene Fragetechnik; inkl. Reflektion

Ergebnis

Klarheit über Erreichtes / Gelerntes und nächste Schritte im Projekt

ist geplant, inkl. Ausbildung weiterer KATA-Coaches. Nicht zu vergessen die KATA-Aktivitäten zur Zielentfaltung in anderen Unternehmensbereichen, die zum Austausch einladen. Die Chemie stimmt also bei den beiden Philosophien. Und wissend, dass die Wirkstoffproduktion den Bereich der Chemie bei Boehringer Ingelheim darstellt, so erschließt sich in doppelter Weise „Wenn die Chemie stimmt...“.

Fazit

Ob nun Six Sigma oder Coaching-KATA – beides folgt einem strukturierten Vorgehen, baut auf Regelmäßigkeit in der

Coach führt durch die Fragen der KATA; inkl. Reflektion Klarheit über Erreichtes/Gelerntes und nächste Schritte des Yellow Belts

Durchführung und qualifizierte Coaches und lässt sich einander ergänzend anwenden (s. Abb. oben). Beide Ansätze haben eines gemeinsam: die Entwicklung der Menschen. Und diese bringt garantiert einen Gewinn für das Unternehmen!

Master Black Belt; Lean Expertin; BPE Head Chemical Site Ingelheim, Boehringer Ingelheim annegret.klocker@boehringer-ingelheim.com

Quellen- und Literaturhinweis