Schritt für Schritt besser organisiert

Die Notwendigkeit, mit Lean-Methoden Abläufe zu optimieren, um im Wettbewerb bestehen zu können, hat Erhard Weber, Geschäftsführer der TOI TOI & DIXI GmbH Karlsruhe bereits vor acht Jahren erkannt, als er den Berater Peter Michael Kurz kennenlernte. Doch mit der Umsetzung klappt es nicht immer. Planung ist schwierig, weil das Alltagsgeschäft boomt und der Kunde immer Vorrang hat. Hinzu kommt, dass in der Branche oft mit Fremdpersonal aus Ost-Europa gearbeitet wird. Wechselndes

Teilnehmer erlebten die praktische Umsetzung vor Ort an real existierenden Arbeitsplätzen. Der Workshop fand in der Halle statt, wo Container und mobile Toiletten, die vom Kunden zurückkommen, gereinigt, überprüft und bei Bedarf repariert und neu gestrichen werden. Der Geräteraum und das Farblager waren in einem ziemlich ungeordneten Zustand. Unterschiedliche Mitarbeiter nutzten Maschinen und Werkzeuge nach Bedarf und bislang gab es keinen festen Platz für die Utensilien. Im Rahmen des Workshops

Personal und Sprachbarrieren machen das Ganze nicht einfacher. Umso wichtiger ist es, die Prozesse einfach zu gestalten und visuelles Management einzusetzen. Dieser Ansatz wird regelmäßig punktuell verfolgt.

Ende des Jahres 2017 fand ein 5S-Seminar-Workshop mit Mitarbeitern und externen Teilnehmern statt. Trainer waren Peter Michael Kurz und Michael Klein, beide Mitglieder der Gruppe Lean for Professionals Karlsruhe. Die Workshopsortierten die Teilnehmer gemeinsam aus, was nicht mehr benötigt wurde, brachten Markierungen und Beschriftungen an Regalen an und schufen eine neue Ordnung. Ebenso wurden Zuständigkeiten definiert.

Stolz zeigten die Mitarbeiter bei der Präsentation der Ergebnisse die neu eingerichteten Regale und erklärten: „Alles was häufiger gebraucht wird, befindet sich nun in Griffhöhe und wir müssen nicht mehr lange suchen“. Außerdem sei ein Aktionsplan erarbeitet worden, der festlegt, was noch zu erledigen ist: Müll entsorgen, Container streichen, Regale beschriften etc. „Nun kommt es darauf an, wie Ihr das lebt“, gab Erhard Weber dem Team nach der Präsentation der Ergebnisse mit auf den Weg. Um die Nachhaltigkeit zu unterstützen, wurden Checklisten für ein nachfolgendes Audit erstellt, ebenso ein Reinigungsplan, damit alle Beteiligten wissen, was wann und wie oft gereinigt werden muss.

Eigeninitiative der Mitarbeiter

Erhard Weber, von Haus aus Bauingenieur, leitet seit 25 Jahren die Niederlassung Karlsruhe, die mit rund 100 Mitarbeitern und einigen Außenstellen ein großes Gebiet im süddeutschen Raum bedient. Er ist sich dessen bewusst, dass sich sein Unternehmen in Richtung Lean weiterentwickeln muss. Unmittelbar nach der Bekanntschaft mit dem Berater Kurz folgten punktuell erste Schritte, zum Beispiel die Einführung des Ideenmobils. Das ist eine mobile Tafel, an der Ideen der Mitarbeiter und geplante Maßnahmen festgehalten werden. Das Konzept wurde ursprünglich von Robert Hierl bei Siemens in Amberg entwickelt (damals Fabrik des Jahres) und von Herrn Kurz speziell an die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Betriebe angepasst.

Stolz zeigt Bogdan Stanga, dass er bereits vor dem Workshop ein Ordnungssystem eingeführt hatte. Er ist verantwortlich für Instandhaltung, Reinigung und Bestückung der Wohn- und Bürocontainer. „Wenn die Container mit dem LKW zurückkommen, dann lasse ich die immer so platzieren, dass die Eingangstür auf der rechten Seite ist.“ So sei ein schneller Zugriffgewährleistet, wenn diese nach Kundenwunsch ausgestattet und wieder verschickt werden. Auch Ausstattungselemente wie Tische, Stühle etc. bewahrt er geordnet in entsprechenden Lagerräumen auf, so dass sie bei Bedarf schnell im Zugriffsind. Als nächstes plant er eine Kennzeichnung im Lager, damit sich auch seine Kollegen schneller zurechtfinden.

Um bei TOI TOI & DIXI auch die Außenstellenleiter bei der Einführung der anstehenden Veränderung mitzunehmen wurde der Sinn von Lean in einem zweitägigen Planspiel vermittelt: In dem "Kugelschreiber Recycling Center" demontierten Teilnehmer gebrauchte Kugelschreiber, prüften die Wiederverwendbarkeit der Teile und ersetzten dabei die beschädigten und unbrauchbaren. Danach wurden Teilesätze in verschiedenen Farben, Farbkombinationen und Minenfarben zusammengestellt, verpackt und nach Termin an "Kunden" ausgeliefert. Zuerst lief es unorganisiert – doch dann wurde schnell klar, dass die Arbeitsorganisation mit Vorbereitung und Absprachen bzw. Standards einen Qualitäts- und Zeitgewinn brachte. Es entstand sogar eine Art Wettbewerb.

Das Unternehmen

„Es war wichtig, zu sehen was man mit dem Verstand lösen kann“, erinnert sich Erhard Weber. Mit dieser Erkenntnis wurde das Thema Lean auch in den Außenstellen vorangetrieben – mal mehr, mal weniger erfolgreich. Konzentriert hatte man sich schon immer auf 5S, auch um das Ansammeln von Müll zu unterbrechen. Aussortieren und Aufräumen seien immer die ersten Schritte und dann müssen Standards festgelegt werden. „Standards fallen schnell zurück, deshalb haben wir die Mitarbeiter angeleitet, diese selbst zu entwickeln, damit dieses Gedankengut verankert wird, so der Geschäftsführer. „5S ist geeignet, um unsere internen Abläufe richtig zu organisieren“.

1973 hatte DIXI die erste anschlussfreie Toilettenkabine entwickelt und der Name DIXI wurde zum Synonym für mobile Toilettenkabinen. Seit 1983 wurden die Produkte von TOI TOI ständig optimiert und das Unternehmen entwickelte die erste TOI TOI Designer-Toilettenkabine mit vielfältigen Nutzungsvarianten, bis hin zur geräumigen Handycap-Kabine. Vielfältig präsentiert sich unter dieser Marke auch die Container-Linie, die ein breites Lösungsspektrum bietet: Vom Sanitärüber Büro-, Portier- und Wohncontainer bis zum individuell gestalteten Messecontainer.

Für die Zukunft sieht Erhard Weber die systematische Einführung von Lean als notwendig an, um seinen Betrieb up-todate zu halten. Man konzentriere sich dabei auf kleine Bausteine wie 5S, KVP, Ideenmobil und Prozessoptimierung. „Es muss schnell und kurz sein und etwas

bringen“, betont der pragmatisch denkende Chef. Es müsse greifbar erfahren werden, was Nachdenken bewirken kann. Er konnte beobachten, dass einige Mitarbeiter alles, was in Richtung Fortbildung geht, wie ein Schwamm aufsaugen. So seien Mitarbeiter zu Problemlösern für den Kunden ausgebildet worden.

Als nächster Schritt steht der Ausbau des visuellen Managements auf dem Plan – beginnend mit Markierungen bei der Mülltrennung bis hin zu Piktogrammen. „Skeptischen Mitarbeitern muss man erklären, wo die Chancen liegen“, so Weber. Zum Beispiel, dass ein fest definierter Platz für Maschinen und Werkzeuge für jeden Mitarbeiter persönlich Vorteile bringt, etwa durch den Wegfall von Suchzeiten und durch ergonomische Anordnung. Eingeführt wurden die Lean-Aktivitäten mit 5S-Workshops, in denen Stammbelegschaft und temporäre Mitarbeiter gemeinsam Standards definierten.

„Unsere Jungs haben sich früher nie Gedanken darüber gemacht: Wo ist der beste Platz? Vielmehr sind sie nach dem Schema vorgegangen: Wo hat es noch

Platz?“, erzählt Erhard Weber. Seine Devise lautet: „Alles einfach halten, denn wir betreiben ein einfaches Geschäft mit bodenständigen Menschen und es muss alles von jedem nachzuvollziehen sein“. Momentan sehe das Ganze noch nicht so gewaltig aus, doch das seien die ersten Schritte gewesen. Man gebe sich ein Jahr Zeit, um die Basis zu legen. Erst wenn 5S im gesamten Betrieb verankert ist, möchte er nächste Schritte anstoßen. Dabei müsse man sich regionalen Gegebenheiten anpassen und sich immer nach den Kunden richten, die den Takt vorgeben. Zudem wolle er den Mitarbeitern die größtmögliche Freiheit lassen. „Verbesserung soll nicht um der Verbesserung Willen gemacht werden“, betont er. Man müsse wissen, wo die Goldadern sind und versuchen, sich in diesen Bereichen

Marktvorteile zu verschaffen. „Ideen von Mitarbeitern kommen automatisch, wenn der Chef eine offene Haltung zeigt“, sagt er. Deshalb sei er viel im Haus unterwegs und greife Ideen auf, die von Mitarbeitern kommen. Als nächstes Projekt ist "5S nur mit Führungskräften" aus verschiedenen Niederlassungen geplant.