Gegenmaßnahmen
Leistungsmessungen sind oft sehr unzuverlässig. Viele Messungen schaden mehr als sie nutzen. Die Frage ist, brauchen wir KPIs eigentlich noch? Ich gebe zu, dass ich mit der Idee gespielt habe, alle KPIs aus dem Fenster zu werfen – aber das wäre zu drastisch. Ein großes Unternehmen kann nicht ganz ohne Kennzahlen verwaltet werden. Somit benötigen wir zumindest ein paar Messungen. Aber es muss mehr Sorgfalt bei der Einführung, den Messungen und besonders bei der gelegentlichen Bestätigung dieser KPIs angewandt werden. Schauen wir uns nun ein paar Vorschläge zur Verbesserung dieses Problems an. Leider sind diese Vorschläge weder einfach, noch eine Lösung für alle KPIbezogenen Probleme. Dennoch gehen diese Gegenmaßnahmen in die richtige Richtung.
Nur messen, was man wirklich braucht
Zählen Sie doch einen Moment nach, wie viele KPIs es in Ihrem Unternehmen gibt, oder wie viele Sie selbst oder in Ihrem Team messen. Wenn Sie immer noch denken es wäre eine gute Anzahl, fragen Sie sich: Wie viele KPIs nutze ich, um tatsächlich Verbesserung zu betreiben oder um auf zukünftige Probleme hinzuweisen? Wie viele KPIs erstelle ich nur, weil sie von irgendjemand verlangt werden? Stellen Sie sicher, dass jeder gemessene KPI tatsächlich für den Unternehmenserfolg relevant ist. Wenn ein Werk 45 verschiedene logistische KPIs misst, können unmöglich alle als relevant betrachtet werden. Selbst wenn dies der Fall wäre: Niemand schaut sich 45 verschiedene KPIs an. Auch wenn das Bauchgefühl oft sagt, dass mehr KPIs besser sind – in Wirklichkeit gilt: Weniger ist mehr.
KPIs werden in der Branche oft überbewertet. Wir haben gesehen, dass KPIs oft falsch sind und dass falsche, frisierte KPIs eine riesige Verschwendung sind. Aber, man kann nun mal ein großes Unternehmen nicht ohne KPIs leiten. Hier nun also ein paar Ideen dazu, was Sie tun können, um KPIs verlässlich zu messen und wie Sie frisierte KPIs vermeiden können. Bevor wir uns anschauen wie man frisierte KPIs vermeidet, schauen wir uns an, was man für einen guten KPI tun kann.
Die erste Empfehlung ist, nur den KPI zu messen, den man wirklich braucht. Hört sich offensichtlich an, ist es aber in vielen Organisationen leider nicht.
Befristete Messungen für Projekte
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Kaskadierende KPI-Struktur
Manchmal benötigt man einen detaillierteren KPI für Projekte. Abhängig davon, was Sie verbessern möchten, müssen Sie messen um zu sehen, ob das Projekt auch den gewünschten Erfolg gebracht hat. Hierfür können zusätzliche KPIs nützlich sein. Es gibt aber leider die Tendenz, diese KPIs auch nach Beendigung des Projekts beizubehalten. Stellen Sie also sicher, dass die KPI-Messungen nach Vollendung des Projekts gestoppt werden, oder zumindest ihre Notwendigkeit überprüft wird. Beachten Sie bitte, dass für mich ein Projekt gemäß PDCA (Plan-Do-Check-Act) erst mit der Prüfung der Wirksamkeit nach Umsetzung endet.
Nicht mehr benötigte KPIs eliminieren
Auch wenn Sie nur wichtige KPIs einführen, werden sich wahrscheinlich mit der Zeit unnütze KPIs ansammeln. Stellen Sie bitte sicher, dass die bestehenden KPIs regelmäßig überprüft und alte KPIs ausgemistet werden. Wahrscheinlich werden Sie oft auf Widerstand stoßen, wenn Sie KPIs abschaffen wollen. Die Macht der Gewohnheit ist hier oft stark (insbesondere wenn diese Person oder Gruppe nicht selber den Aufwand der Messung hat). Abhängig davon, wer sich sträubt, ist es die Sache oft Wert, den KPI trotzdem zu eliminieren.
SMART KPI
Besonders "Relevant" ist meiner Ansicht nach wichtig, um Verschwendung zu vermeiden, auch wenn die anderen vier ebenfalls sehr zu empfehlen sind.
Idealerweise sollte der KPI durch die ganze Organisation hindurch Teil einer kaskadierenden Struktur sein. Es sollte möglich sein, KPIs der unteren Gruppenebene zu einem KPI für die Abteilung zusammenzufassen. Abteilungs-KPIs sollten wiederum in einen Werks-KPI zusammengefasst werden, diese in eine Geschäftseinheit und schlussendlich in einen KPI für die oberste Führungsebene. Sicherlich passt dieser Punkt nicht ganz mit der vorhergehenden Empfehlung zusammen. Wenn man einen KPI, der Teil einer Kaskade ist, eliminiert, kann die ganze Kaskade in sich zusammenfallen. Dies wird den Vorgesetzten nicht gefallen, und daher kann das ungemütlich für Sie werden. Hier muss man einen Ausgleich zwischen der Kaskade und dem Ausmisten der KPIs finden. Sie wollen sich ja nicht die eigene Karriere ruinieren…
Gegenmaßnahmen zur KPI-Schummelei
Die oben genannten Punkte helfen Ihnen, nützliche KPIs zu erstellen. Dennoch gibt es selbst mit guten KPIs immer die Versuchung, an den Zahlen zu drehen anstatt echte Arbeit in die Verbesserung des Systems zu stecken. Manche Mitarbeiter werden hier leider dieser Versuchung erliegen. Aber ein manipulierter KPI ist noch viel schlimmer als ein falscher KPI, was wiederum schlimmer ist als gar kein KPI. Einer Zahl zu glauben, welche nicht stimmt, ist mit das Schlimmste. Deshalb gilt: Wenn man sich die Mühe macht einen KPI zu erstellen und zu messen, sollte man sicherstellen, dass dieser auch richtig ist.
Einfache KPI
Dieser Ausdruck wurde vom Managementguru Peter Drucker geprägt. Seiner Ansicht nach muss ein guter KPI SMART sein: • Spezifisch • Messbar • Akzeptiert (im Englischen etwas anders: Assignable – Zugeordnet) • Relevant und • Terminiert
Ein einfacher KPI ist schwieriger zu manipulieren. Allerdings werden auch relativ einfache KPIs regelmäßig gefälscht. Aber wenn die Messung einfach ist fällt es leichter, solche Schummeleien zu entlarven. Ein Beispiel für komplexe KPIs ist normalerweise alles, was mit Produktionskosten oder Geld im Allgemeinen zu tun hat. Diese kann man relativ leicht in die eine oder andere Richtung drehen, indem man entsprechende Annahmen trifft.
Prüfen, Prüfen und nochmals Prüfen
Überprüfen Sie Ihre KPIs. Abhängig von der Anzahl wird es Ihnen oft nicht möglich sein, jede KPI zu überprüfen. Aber Sie sollten auf jeden Fall die KPI stichprobenartig prüfen. Es gibt verschiedene Wege dies zu tun.
Stimmen die KPIs mit anderen KPIs überein? Fragen Sie zum Beispiel im Hinblick auf die Liefererfüllung gelegentlich Ihre Kunden, was die an Liefererfüllung messen. Wenn Ihre Leute behaupten, dass sie 98% pünktlich und vollständig liefern, aber Ihr Kunde nur 63% misst, muss eine Seite falsch liegen. Auch wenn Ihr Kunde die Lieferleistung von Ihnen nicht konkret misst, können Sie den Sachbearbeiter beim Kunden um eine Einschätzung zu Ihrer Liefererfüllung
Holen Sie sich Hilfe von Dritten, die direkt an Sie berichten. Es gibt wahrscheinlich zu viele KPIs, um alle selbst zu überprüfen, besonders wenn Sie höher in der Hierarchie stehen. In diesem Fall können Sie andere mit dieser Überprüfung beauftragen. Vielleicht kann ein Assistent sich hier einarbeiten und Zahlen mit Realität vergleichen. Auch externe Berater kommen hier oft zum Einsatz. bitten (Anmerkung: Gelächter des Sachbearbeiters des Kunden bedeutet, dass Ihr Unternehmen wahrscheinlich nicht so gut ist, wie Ihnen jemand glauben machen will). Solche Gegenproben sind oft möglich.
Können Sie selbst prüfen? Besuchen Sie Werke oder Produktionslinien und versuchen Sie herauszufinden, ob die gemessenen KPIs realistisch sind. Wenn eine Maschine einen OEE von 93% haben soll, gehen Sie hin und schauen Sie nach, ob sie tatsächlich läuft. Wenn man stolz über die niedrigen Bestände ist, schauen Sie sich die Bestände an. Wenn behauptet wird, die Produktion sei Just-in-Time Lieferung, fragen Sie den Mitarbeiter oder Vorarbeiter am Band. Wenn von dem wundervollen Nivellieren erzählt wird, vergleichen Sie im Nachhinein den Plan mit der tatsächlichen Produktion. In jedem Fall, kommen Sie unangemeldet vorbei und überprüfen Sie stichprobenartig vor Ort.
Benutzen Sie auf jeden Fall den gesunden Menschenverstand. Wenn die Zahlen sich komisch anhören, sind sie es wahrscheinlich auch. Wenn der OEE über 100% liegt bedeutet dies, dass mehr Teile produziert wurden als es theoretisch möglich ist – oder die Zahl stimmt nicht. Das Gleiche gilt für die Lieferleistung über 100%. Oder hier ein Beispiel aus der Geschichte: Während der großen Hungersnot in China (1958-1961) wurden die Ernteerzeugnisse von den Ortsanführern so dermaßen übertrieben dargestellt, dass man das Feld komplett über einen Meter hoch mit Getreidesäcken mit der Ernte des Feldes hätte bedecken können. An dem Punkt hat sogar Mao aufgehört, den Kennzahlen zu glauben. Als Sohn eines Farmers hätte er den Schwindel viel früher bemerken müssen.
Menschen, die neu in ihrem Job sind, neigen übrigens weniger dazu an den Zahlen zu drehen, da sie den Prozess noch nicht kennen, beziehungsweise sich in die Zahlenwerke erst einarbeiten müssen. Zusätzlich ist es eine bekannte Strategie, beim Antritt einer neuen Stelle alle Schummelei zu entfernen, da der Vorgänger hier an schlechten Zahlen schuld ist, wohingegen der Neue als ehrlich rüberkommt. Mit der Zeit kann die Zahlendreherei wieder zunehmen, was für eine Verbesserung gehalten wird, bis der Nächste die Stelle übernimmt und das Ganze wieder von vorne beginnt. Mit der KPIs die Basis für die Kaskadierung der Ergebnisberichte.
Lügner bestrafen
Zeit kann sich ein Sägezahnmuster entwickeln, auch wenn das normalerweise durch das Kommen und Gehen des Managements so nicht wahrgenommen wird. Insgesamt werden Ihnen diese Überprüfungen sagen, welche KPIs (wahrscheinlich) zuverlässig sind und welche (eher) nicht. Das lässt Rückschlüsse zu, welchen Mitarbeitern Sie (wahrscheinlich) vertrauen können und welchen (eher) nicht, was uns zum nächsten Punkt bringt:
Wenn Sie merken, dass man Sie mit Zahlen hinters Licht führt, reagieren Sie. Sonst verlieren Sie Ihre Autorität. Wenn Sie sicher sind, dass einer Ihrer Leute Ihnen bewusst gefälschte Informationen liefert, wäre aus meiner Sicht mindestens eine Abmahnung fällig. Wenn es ein Wiederholungstäter ist, oder die Firma hier finanziell geschädigt wird, sollten Sie den Verantwortlichen schnellstmöglich austauschen. So ein Verhalten muss gestoppt werden, entweder mit oder ohne
Zusammenfassung
Insgesamt sind sinnvolle, korrekte und nicht zu viele KPIs Teil einer starken Organisation. Dies bedarf einer geordneten Einführung, Pflege und Überwachung. Wenn Sie alte KPIs ausmisten können, dann tun Sie dies. Wirken Sie auf jeden Fall einer Manipulation der Zahlen entgegen. Es kostet nicht allzu viel Aufwand, aber es kann das Leben sehr viel einfacher machen und hilft, das Unternehmen zum Erfolg zu führen.